Overview
El/la Asociado/a de Suministros y Administración es responsable de ejecutar una amplia variedad de tareas administrativas, tanto procedimentales como especializadas, para la sección correspondiente, lo cual requiere un conocimiento profundo de los procedimientos, procesos y políticas administrativas de UNICEF.
Tasks Summary
- Garantiza la disponibilidad de información y datos oportunos, completos y precisos para la preparación de planes de trabajo de la sección, planes de adquisiciones y arreglos logísticos.
- Realiza investigaciones básicas y análisis comparativos de datos relacionados con proyectos/programas y suministros.
- Monitorea la implementación de proyectos en relación con los objetivos establecidos, incluyendo los componentes de la cadena de suministros, y formula recomendaciones para mejorar el desempeño.
- Contribuye a asegurar el cumplimiento oportuno de los plazos acordados, incluyendo aquellos relacionados con la adquisición y distribución de bienes y servicios.
- Actúa como punto focal en la revisión de la integridad de los informes de datos, incluyendo los de utilización de suministros y seguimiento de entregas.
- Facilita el procesamiento de contratos para consultores y socios externos, incluyendo arreglos logísticos y coordinación con los puntos focales de suministros.
- Apoya la preparación y el monitoreo de los planes de adquisiciones, asegurando la presentación oportuna de requisiciones de suministros y el seguimiento del estado de las entregas.
- Mantiene listas actualizadas de proveedores, así como registros de socios y consultores, y apoya el monitoreo del desempeño de proveedores en coordinación con el equipo de suministros.
- Facilita la comunicación interna y el flujo de trabajo para mejorar la eficiencia y puntualidad de las operaciones, incluyendo la coordinación con los equipos de suministros y logística.
- Gestiona la correspondencia relacionada con adquisiciones, entregas y arreglos logísticos.
- Mantiene sistemas de archivo digitales y físicos, asegurando que la documentación relacionada con suministros esté debidamente organizada, archivada y accesible.
- Mantiene el calendario de la oficina y organiza reuniones, incluyendo aquellas relacionadas con la planificación de adquisiciones, la coordinación con proveedores y actualizaciones logísticas.
- Redacta actas de reuniones, asegurando precisión y dando seguimiento a los puntos de acción relacionados con suministros y logística.
- Brinda apoyo en actividades de desarrollo de capacidades y conferencias mediante la coordinación de arreglos logísticos, incluyendo la adquisición de materiales, la coordinación con proveedores y la organización del espacio del evento.
- Se comunica con los participantes y proveedores para asegurar la ejecución fluida de los eventos.
- Coordina con los puntos focales de presupuesto y con colegas de suministros para garantizar la adquisición rentable y oportuna de bienes y servicios necesarios para los eventos.
- Prepara y mantiene agendas y materiales de referencia, incluyendo documentación relacionada con suministros.
- Es responsable de recopilar y procesar facturas, incluyendo aquellas relacionadas con servicios de suministros y logística.
- Carga archivos electrónicos y verifica los resultados en VISION, asegurando la codificación correcta de los gastos relacionados con suministros.
- Responde consultas relacionadas con transacciones de adquisiciones y confirmaciones de entrega.
- Apoya la gestión de suministros administrativos y equipos de oficina, incluyendo la actualización del inventario y la coordinación de entregas.
- Monitorea y supervisa el uso adecuado de los suministros, asegurando la alineación con los estándares de UNICEF y las prácticas de sostenibilidad.
- Coordina con el equipo de suministros para la adquisición y distribución oportuna de suministros de oficina y de programa.
- Asegura que los servicios de mantenimiento y el apoyo logístico estén disponibles para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de oficina.
Experience Requirements
• Se requiere un mínimo de 6 años de experiencia relevante en trabajo administrativo o de oficina.
Qualification Requirements
• Educación secundaria completa, preferiblemente complementada con cursos técnicos o universitarios relacionados con el área de trabajo.
