Overview
L'assistant administratif principal soutient les opérations de bureau en effectuant une série de tâches administratives standard, garantissant ainsi l'exactitude, l'efficacité et des résultats de haute qualité.
Tasks Summary
- Rechercher et extraire des données statistiques de sources internes et externes.
- Préparer des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques.
- Assurer le suivi des échéances, des engagements et des actions.
- Fournir un soutien administratif pour les conférences, les ateliers et les retraites.
- Compiler et organiser les informations en vue des audits périodiques.
- Gérer les transactions de petite caisse.
- Traiter les opérations de voyage (autorisations et demandes de remboursement) dans le système ERP.
- Fournir des informations sur les services aériens, les tarifs et les horaires.
- Traiter les demandes de remboursement de frais de voyage, les bons de commande, les paiements et les contrats.
- Organiser les expéditions et les formalités douanières.
- Préparer les documents nécessaires aux demandes d'habilitation de sécurité.
- Organiser les réservations d'hôtel et assurer la prise en charge à l'aéroport.
- Assurer la délivrance ponctuelle des certificats protocolaires officiels.
- Coordonner avec les départements de l'ONU la documentation relative aux visas, aux permis de travail, aux exigences de sécurité et aux autorisations sanitaires.
- Assurer la coordination avec les départements des Nations Unies concernant l'importation, l'exportation ou le transfert de marchandises.
- Entretenir des relations de travail étroites avec les ministères.
- Fournir au personnel des informations exactes et à jour sur les pièces justificatives requises.
- Suivre l'état d'avancement des dossiers soumis par le personnel.
- Fournir en temps opportun des mises à jour aux personnes ou aux unités sur les démarches administratives.
- Superviser les services de transport.
- Signaler et enquêter rapidement sur les accidents, dommages, pertes ou vols de véhicules.
- Superviser les prestataires de services de transport externes.
- Effectuer des inventaires physiques et préparer des rapports périodiques d'inventaire et d'actifs.
- Assurer la gestion des fournisseurs de fournitures de bureau.
- Réaliser et rédiger des rapports d'enquêtes évaluant les besoins en entretien des bureaux.
- Recueillir des informations pour les enquêtes administratives.
- Fournir un soutien à la planification des sessions de formation et des initiatives d'apprentissage.
- Participer à la mise en œuvre et à l'animation d'activités de partage des connaissances.
Experience Requirements
- Une expérience pertinente en administration logistique, opérations ou domaines connexes.
- Une expérience dans l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web.
- Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
- Une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire est souhaitée.
Qualification Requirements
- Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) avec 5 ans d'expérience pertinente OU Un diplôme de licence (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 1 an d'expérience pertinente est requis.
- Un certificat professionnel en administration, reconnu à l'échelle mondiale ou nationale est souhaité.
