Overview
Apoyar la gestión del proyecto mediante seguimiento, documentación, comunicación con las partes interesadas y asistencia en la organización de actividades del proyecto, en línea con el marco de resultados aprobado.
Key Responsibilities
- Apoyar a la Titular de Programas de UNODC México y a la Coordinadora Regional del Programa STAND en el monitoreo de la implementación del proyecto.
- Asistir en la preparación y mantenimiento de actualizaciones de avance, información sobre desembolsos financieros y documentación de soporte.
- Mantener la documentación del proyecto, incluyendo registros financieros, archivos de auditoría y registros en el sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) - UMOJA.
- Apoyar el seguimiento de presupuestos del proyecto, flujo de efectivo, gastos, compromisos y utilización de recursos.
- Apoyar el registro de datos y actualizaciones del proyecto en bitácoras, herramientas de seguimiento y sistemas relevantes.
- Tomar minutas de reuniones, dar seguimiento a puntos de acción y asistir en la recopilación de reportes periódicos de desempeño del proyecto y reportes de cierre.
- Apoyar la planeación, preparación y seguimiento de actividades del proyecto, incluyendo reuniones, capacitaciones, talleres, misiones y actividades de fortalecimiento de capacidades.
- Asistir a la Titular de Programas en procesos de vinculación con partes interesadas, incluyendo la elaboración de comunicaciones formales, documentación soporte para reuniones y eventos.
- Apoyar al Titular de Programas en la preparación, actualización y seguimiento del plan de trabajo del proyecto.
- Facilitar la comunicación entre socios, proveedores de servicios, consultores, unidades internas y partes interesadas del proyecto.
- Apoyar el seguimiento de hitos, entregables, riesgos y asuntos pendientes del proyecto.
- Apoyar la preparación y revisión de documentación relacionada con contratistas, proveedores de servicios, facturas y entregables.
- Asistir en la recopilación de información sobre cuellos de botella operativos o administrativos y apoyar el seguimiento de soluciones prácticas.
- Proporcionar asistencia administrativa en las operaciones del proyecto, incluyendo apoyo a procesos de recursos humanos, planeación de adquisiciones y arreglos logísticos.
- Apoyar la organización de talleres, capacitaciones, reuniones y misiones, incluyendo arreglos logísticos, financieros y de viaje.
- Apoyar la comunicación con las unidades de Finanzas, Recursos Humanos, Adquisiciones y Administración para dar seguimiento a pagos, compromisos y procesos relacionados con el proyecto.
- Mantener la correspondencia, registros y sistemas de archivo del proyecto de conformidad con las políticas de gestión documental de UNODC.
- Apoyar procesos de incorporación, inducción y gestión contractual del personal del proyecto y consultores, cuando sea requerido.
- Asistir en la preparación de insumos presupuestarios, proyecciones y actualizaciones de gasto del proyecto.
- Apoyar el seguimiento de transacciones financieras, desembolsos, compromisos y pagos a proveedores con Finanzas y las unidades relevantes.
- Asistir en la recopilación y organización de información relacionada con cuentas del proyecto, gastos, presupuestos aprobados y planes de trabajo.
- Apoyar procesos de adquisiciones, incluyendo preparación de requisiciones, apoyo a evaluaciones y seguimiento de contratos y órdenes de compra.
- Facilitar la comunicación con proveedores y unidades internas relevantes, y mantener documentación relacionada con actividades financieras y de adquisiciones.
- Apoyar la preparación de auditorías del proyecto mediante el mantenimiento de documentación financiera y administrativa completa y asistencia en el seguimiento de recomendaciones relacionadas con auditoría, cuando aplique.
- Apoyar la comunicación entre el personal del proyecto y unidades operativas de UNODC para facilitar una implementación coherente de las actividades del proyecto.
- Apoyar la organización, facilitación e impartición de sesiones de capacitación y aprendizaje relacionadas con la implementación y gestión del proyecto.
- Participar en iniciativas de intercambio de conocimiento, reuniones, Comunidades de Práctica, conferencias, foros y eventos, compartiendo insumos y lecciones aprendidas relacionadas con la implementación.
- Realizar investigación básica sobre temas relacionados con la gestión de proyectos y asistir en la elaboración de reportes, resúmenes, notas informativas y productos de conocimiento.
- Apoyar la documentación de buenas prácticas, lecciones aprendidas y experiencias de implementación generadas a través del proyecto.
Required Experience
- Experiencia relevante apoyando la gestión de proyectos relacionados con los temas de seguridad, justicia, crimen organizado, drogas y/o aplicación de la ley.
- Experiencia apoyando la planeación y/u organización logística de eventos con diversas partes interesadas tales como sector público y privado, organizaciones de la sociedad civil, organizaciones internacionales, academia, entre otros.
- Dominio demostrable en el uso de herramientas de colaboración y productividad, tales como MS Office, G-Suite o equivalentes, y sistemas de gestión basados en web.
- Experiencia apoyando el seguimiento presupuestario, documentación, reporte y seguimiento administrativo en la implementación de proyectos.
- Experiencia de trabajo en entornos multiculturales u organizaciones del Sistema de las Naciones Unidas.
Qualifications
- Título de educación secundaria (Educación Media Superior) o equivalente con 6 años de experiencia relevante O Título universitario de grado (Licenciatura o equivalente) en cualquier disciplina con 2 años de experiencia relevante.
- Certificación profesional o membresía reconocida globalmente en Gestión de Proyectos, deseable, por ejemplo, PMP, PRINCE2, SCRUM, etc.
- Estudios avanzados o capacitación especializada en política de drogas, drogas sintéticas, ciencias forenses, investigación penal, cooperación en aplicación de la ley o campos relacionados son deseables.
