Overview
Le/la Project Associate assure un appui à la gestion quotidienne des projets du Programme Justice et État de droit, en garantissant la mise en œuvre efficace des activités, ainsi que le respect des procédures administratives, financières et de passation des marchés du PNUD.
Key Responsibilities
- Assurer le suivi quotidien de la mise en œuvre des projets conformément aux plans de travail approuvés et aux résultats attendus ;
- Contribuer à la préparation des rapports d’avancement trimestriels et annuels et veiller à leur soumission dans les délais ;
- Assurer la gestion et l’archivage des documents des projets, et maintenir des dossiers organisés et conformes aux procédures du PNUD ;
- Préparer les correspondances administratives et les notes internes ;
- Assurer l’appui logistique et administratif à l’organisation des réunions, ateliers, formations et autres activités ;
- Coordonner avec les unités concernées du PNUD sur les questions administratives et assurer le suivi des actions ;
- Participer aux réunions de coordination des projets et assurer le suivi des décisions prises ;
- Contribuer à l’élaboration et à la révision des plans de travail annuels (AWP) et des budgets, y compris l’analyse des besoins financiers et des projections ;
- Assurer le suivi budgétaire des projets, y compris le suivi des dépenses, des engagements et de la disponibilité des fonds, et signaler tout écart ;
- Vérifier la conformité des dépenses avec les règles, procédures et politiques du PNUD ;
- Appuyer le traitement et la vérification des demandes de paiement, en veillant à la complétude des pièces justificatives ;
- Assurer le suivi des avances de fonds et leur régularisation dans les délais ;
- Maintenir un système interne de suivi des dépenses garantissant l’exactitude des transactions financières ;
- Identifier et corriger les anomalies financières (transactions non validées, erreurs budgétaires, incohérences) ;
- Maintenir des dossiers financiers précis et complets pour les besoins de reporting et d’audit ;
- Appuyer la mobilisation des biens et services nécessaires à la mise en œuvre des activités conformément aux procédures du PNUD ;
- Préparer les documents d’achats, y compris les termes de références et les spécifications techniques ;
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services et suivre l’exécution des contrats ;
- Coordonner les aspects logistiques des activités (réunions, ateliers, formations, événements) ;
- Assurer le suivi et l’archivage approprié des dossiers d’achats et contrats ;
- Appuyer l’organisation des Comités de Pilotage et des Comités de Coordination des projets ;
- Assurer la liaison avec les partenaires, les parties prenantes et les membres des comités sous la supervision de l’Analyste de programme ;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions prises lors des réunions de coordination ;
- Maintenir une communication efficace avec les unités concernées du PNUD et les partenaires ;
- Contribuer à la préparation du rapport final de révision des projets ;
- Appuyer le transfert des équipements, documents et actifs aux bénéficiaires nationaux conformément aux procédures du PNUD ;
- Préparer les documents de clôture, notamment les formulaires CDR/FACE pour signature des partenaires ;
- Veiller à la finalisation correcte des aspects administratifs et financiers liés à la clôture des projets ;
- Appuyer l’Analyste de programme sur les questions liées au genre et contribuer à l’intégration de l’approche genre dans les activités du projet ;
- Participer à la mise en œuvre des politiques du PNUD en matière d’égalité de genre ;
- Contribuer aux analyses genre et à leur intégration dans les dimensions programmatiques et opérationnelles ;
- Appuyer l’organisation d’activités de sensibilisation, de formation et de renforcement des capacités sur le genre ;
- Contribuer au processus du label « Gender Equality Seal » et aux initiatives de prévention du harcèlement sexuel ;
- Fournir un appui technique aux partenaires (gouvernement, agences des Nations unies, etc.) sur les questions de genre ;
- Assurer une liaison efficace avec les membres du Comité de Pilotage ;
- Contribuer à l’identification et au contrôle des risques du projet ;
- Veiller à l’alignement entre la stratégie du projet et sa mise en œuvre ;
- Assurer la cohérence avec le Programme de Pays du PNUD ;
- Contribuer à la durabilité des projets ;
- Faciliter les communications internes et externes ;
- Veiller au respect des règles, procédures et politiques du PNUD ;
- Assurer le suivi des décisions du Comité de Pilotage et des révisions du document de projet ;
- Appuyer l’organisation de formations, ateliers et activités de renforcement des capacités impliquant les parties prenantes ;
- Identifier, documenter et capitaliser les bonnes pratiques et les leçons apprises ;
- Contribuer au partage des connaissances et à la participation aux réseaux et communautés de pratiques ;
- Appuyer le développement de produits de connaissance et de mécanismes de diffusion pour renforcer la visibilité et l’impact du projet.
Required Experience
Une expérience minimale de 7 ans (pour les titulaires d'un baccalauréat) ou de 4 ans (pour les titulaires d'une licence) en administration, finance, achats, comptabilité ou autres domaines pertinents. Expérience avérée en administration de projets et gestion financière (préparation de budgets, plans de travail annuels, processus d’achats et rapports financiers) ; Capacité démontrée à administrer et exécuter des transactions financières (formulation budgétaire, analyse financière, suivi des dépenses) ; Capacité avérée à maintenir des registres précis, à assurer la conformité aux politiques organisationnelles et à répondre aux exigences de reporting. Une expérience de travail dans le cadre de projets, de préférence dans le domaine du développement ; une expérience préalable avec le PNUD , le Système des Nations Unies, institutions internationales ou projets de développement est un atout majeur. Expérience dans des projets financés par l’aide internationale ou au sein d’organisations de développement, ONG ou organisations internationales ; Solide expérience en finance et administration avec capacité à gérer des priorités multiples.
Qualifications
Un diplôme de fin d’étude secondaire est requis OU Diplôme universitaire (Licence) en sciences social, gestion, administration, ou autre domaine connexe sera dument pris en consideration mais pas un requis.
