Overview

Le/la Responsable Logistique et Approvisionnement est responsable de la mise en œuvre efficace des systèmes et fonctions de logistique / d’approvisionnement dans les zones géographiques sous sa responsabilité, en mettant l’accent sur le respect des procédures internes du DRC et des bailleurs institutionnels du DRC.

Tasks Summary

• Piloter le recrutement, l’intégration, le suivi, le renforcement des capacités et l’évaluation des performances des salariés de son équipe.
• Superviser la préparation des plannings des équipes et techniquement les équipes logistiques.
• Renforcer les capacités des parties prenantes et favoriser l’apprentissage mutuel.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel de programme et les autres personnels support.
• Superviser les achats de la mission suivant le Manuel des opérations DRC et directives bailleurs.
• Garantir la qualité de la documentation des appels d’offres.
• Assurer le rôle d’agent de parrainage dans la gestion des appels d’offres.
• Compiler et analyser les rapports mensuels logistiques.
• Organiser des formations en approvisionnement et logistique.
• Assurer la mise en œuvre des recommandations des audits.
• Organiser des visites régulières chez les fournisseurs.
• Superviser la livraison des approvisionnements.
• Superviser l’utilisation efficace du système ERP (Dynamics – module P2P).
• Assurer l’accompagnement et le développement des compétences des partenaires locaux.
• Assurer la conformité et la mise en œuvre du guide des opérations dans tous les bureaux.
• Superviser les plans d’utilisation et de maintenance de la flotte automobile.
• Contrôler les consommations des véhicules et fournir des rapports mensuels sur la gestion de la flotte.
• Prodiguer des conseils sur l’augmentation / amélioration de la capacité de la flotte.
• Assurer la conformité avec les services des douanes et le renouvellement des documents de circulation.
• Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures internes du DRC pour la gestion des équipements.
• Fournir des rapports mensuels sur les stocks et les équipements.
• Mettre en œuvre des outils pour améliorer la gestion des stocks.
• Mettre en place un plan de renouvellement des équipements.
• Fournir des conseils sur les méthodes de vente des actifs inutilisés ou expirés.
• Gérer et superviser les demandes d’exonération.
• Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures internes du DRC pour la gestion d’entrepôt et bâtiments.
• Fournir un rapport mensuel complet sur l’inventaire des entrepôts.
• Conseiller et former à la bonne gestion des stocks.
• Assurer le respect des standards sécurité du DRC pour les bureaux et les logements.
• Garantir la performance informatique, réseaux et télécommunications.
• Assurer l’application correcte des processus de la chaîne d’approvisionnement du système ERP.
• Participer à la création de propositions de projet et à l’élaboration des rapports.
• Travailler en étroite collaboration avec les Programmes pour l’établissement et le suivi des plans d’achats.
• Faire un retour régulier aux programmes sur les problématiques d’approvisionnement ou de transport.
• Rédiger tous les rapports périodiques demandés.
• Énumérer les difficultés rencontrées et proposer des solutions.
• Développer une stratégie pour son service.
• Participer activement à la lutte contre la fraude et les mauvais comportements.
• Participer aux audits projets.
• Être responsable de la réalisation des buts et objectifs stratégiques de DRC.
• Être responsable des prises de décisions significatives sur les activités de l’unité.
• Être responsable de la gestion des personnes lui rendant directement compte.
• Être responsable de prendre des décisions éclairées sur la base des politiques, standards et conseils d’experts.
• Représenter l’organisation auprès des instances internes et externes.
• Participer activement aux réunions du Cluster Logistique et autres réunions externes.
• Gérer les ressources mises à sa disposition.
• Se conformer et respecter toutes les procédures en vigueur.
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC et les prescriptions des bailleurs.
• Faire preuve de flexibilité pour répondre aux impératifs et instructions de son superviseur.
• Exécuter toutes autres tâches demandées par sa hiérarchie.
• Être en relation avec les autres services Support.

Experience Requirements

• 5 ans d'expérience progressif minimum en gestion de la logistique humanitaire dans les domaines de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, de la gestion de la flotte, de la gestion des actifs et du support à la distribution.
• Au moins trois ans d’expérience en gestion du personnel.
• Expérience de travail dans une ONG et en milieu multiculturel.
• Expérience des procédures standards d'approvisionnement et de documentation.
• Expérience en mécanique automobile ou en installations électriques serait un atout.
• Expérience en gestion de projets de distribution (in-kind ou cash) serait un atout.
• Expérience avérée dans l’utilisation d’un système ERP de gestion de la chaîne d’approvisionnement (idéalement Dynamics / module P2P), incluant la supervision des processus, l’analyse des données et l’accompagnement des utilisateurs.
• Expérience antérieure et connaissance du contexte local en Afrique Sahélienne sont un atout.

Qualification Requirements

• Connaissance des procédures et règlement relative à la chaine d’approvisionnement pour les bailleurs de fonds suivant : UNHCR, ECHO, BHA, Commission Européenne.
• Connaissance et expérience des relations avec des prestataires de services et la gestion des contractants.
• Engagement manifeste et bonne compréhension des valeurs et du mandat de DRC.
• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables et dans un contexte de gestion à distance.
• Diplôme universitaire avancé (ou niveau de qualification de Licence avec une expérience professionnelle équivalente) dans un domaine pertinent tel que la gestion de la chaine d’approvisionnement, les achats, les sciences sociales, les études de développement, le droit international / humanitaire, les communications ou tout autre domaine similaire.
• Des qualifications humanitaires professionnelles pertinentes / des certificats de formation reconnus dans les domaines liés aux subventions (M & E, IM, CHS, SPHERE, Protection, etc.) sont souhaitables.