Overview
Apoyo a la Coordinación de P&C en todas las labores de gestión administrativa y técnica del área en el país. Elabora documentos escritos del área.
Tasks Summary
- Elabora documentos escritos del área.
- Elabora certificaciones laborales, cartas de vacaciones, y demás documentos que será requeridos por las personas que trabajan en el país o sus supervisores.
- Mantiene información del personal del país actualizada en los sistemas.
- Lleva el archivo físico y digital de los documentos del staff de manera segura según ley local y lineamientos organizacionales.
- Elaboración, recopilación y seguimiento de documentos de contratación, inducción, novedades o finalización de contratos.
- Mantenimiento de registros en físico y digital.
- Contacto con autoridades o proveedores locales.
- Contactar personas para entrevistas.
- Gestiona las referencias laborales, antecedentes penales y policiales.
- Envía los objetivos de periodo de prueba y asignar el formulario de evaluación de la misma, asegurando el cumplimiento de las evaluaciones.
- Gestiona todos los accesos a correo, sistemas y equipo de todas las nuevas contrataciones.
- Da seguimiento y realizar estatus para asegurar el cumplimiento de todas los cursos y capacitaciones programadas para todo el personal, administrando los respectivos certificados.
- Apoyo en el manejo y registro de vacaciones y ausencias de los colaboradores(as).
- Monitorea las finalizaciones de contrato y períodos de prueba.
- Genera reportes del personal del país requeridos por el clúster.
- Ser el referente de documentaciones para las auditorias CFU y/o Auditores externos.
- Entrega de documentación de finalización de contrato de trabajo. (Visado de Finiquitos)
- Realización de paz y salvos (Envío de check list de salida y entrevista de salida)
- Aviso a autoridades locales, proveedores de seguros y sistemas de seguridad social sobre el retiro de la persona. (reportar novedades en sistema Salar sobre la salida del personal)
- Retiro en los sistemas de la organización.
- Realiza ingreso, retiro y actualización de información del personal en el sistema de nómina local y en HRIS.
- Comunica cualquier situación de inconsistencia o dificultades con el sistema de HRIS y el sistema de nómina local.
- Tramitar el ingreso y salida de todas las personas que ingresan/salen del seguro médico.
- Realizar los pedidos y reclamos de documentos acreditantes de adhesión al seguro del staff.
- Apoyar en el trámite de reembolsos al staff en los casos que correspondan.
- Ante cualquier emergencia o necesidad, hacer nexo entre el seguro y el empleado para negociaciones con respecto a la cobertura de diferentes casos.
- Preparar planilla de pago.
- Realizar el ingreso y exclusión, así como todo trámite necesario del staff de Plan relacionada con el seguro de vida.
- Solicita los documentos de ingreso de las nuevas contrataciones y administrar todos los expedientes del personal.
- Mantenimiento de toda la información de las personas con contratos, adendas, soportes de pago, cartas, soportes de novedades, cartas de finalización y documentación legal que cada país requiere, paz y salvos y demás documentos, en archivo organizado y seguro.
- Mantenimiento del archivo físico y digital del área organizado y seguro.
- Apoyo en los procesos administrativo requeridos por el área de Personas y Cultura.
- Elabora las requisiciones de bienes y/o servicios necesarios para la ejecución de actividades del área.
- Coordinar la logística en la realización de auditorías de calidad y de procesos, con relación al área de P&C.
- Recopilar toda la documentación e información necesaria para las auditorias, autoevaluación de estándares y/o cualquier otra que se realice en la organización.
- Gestionar todo el proceso de prácticas profesionales y voluntariados profesionales.
- Realiza labores complementarias a las descritas en el perfil y que sean en beneficio de los objetivos organizacionales tanto en tiempo normales como en periodos de emergencia.
- Cumple con las responsabilidades a su cargo como Punto Focal en cualquiera de las áreas designadas.
- Otras que sean designadas por su supervisor/a inmediato/a.
Experience Requirements
Qualification Requirements
• Estudiante de universidad o técnico en áreas relacionadas al cargo.
