People & Culture Coordinator

Overview

Supporter le Département People & Culture dans les suivis administratifs liés à la gestion du staff et la prise en charge du personnel et de la culture organisationnelle.

Tasks Summary

• Administration du personnel
• Recrutement du personnel
• Gestion du Payroll
• Gestion du système de gestion des Ressources Humaines
• Réaliser occasionnellement des travaux de traduction (écrit) entre l’anglais, le créole et le français.
• Assurer la communication interne entre la direction et le staff pour le partage des informations
• Tenir et mettre à jour les statistiques concernant le personnel
• Informer le personnel du calendrier de formation disponible sur la plateforme Formation de Plan
• Assurer le suivi des formations réalisées au cours de la période fiscale.
• Supporter les Unités de Programme (visite de terrain).
• Préparer le Payroll mensuel en conjonction avec l’équipe de finance
• Traiter les heures supplémentaires
• Effectuer le payroll des employés temporaires
• Assurer la distribution des fiches de paie aux employés.
• Assurer l’administration du logiciel des Ressources Humaines (HRIS, GRH)
• Insérer tout nouvel employé dans le système des Ressources Humaines (GRH, Employee Central)
• Former tout nouvel employé sur l’utilisation du système HRIS
• Faire des séances de formation de rappel sur l’utilisation du système.
• Appuyer dans le processus de recrutement du personnel
• Participer à l’élaboration et à la diffusion des annonces d'emploi
• Effectuer la présélection des CVs reçus à travers « HRIS »
• Planifier et /ou participer aux entretiens d’embauche
• S’assurer que la procédure de recrutement est respectée
• Elaborer les rapports d’entretien
• Effectuer les vérifications anti-terroristes
• Préparer les offres d’emploi
• Effectuer les vérifications de références professionnelles des candidats (es)
• Assurer le montage du dossier individuel de staff
• Planifier et Coordonner l’orientation du personnel nouvellement recruté
• Assurer les suivis de fin de période de probation
• Préparer les lettres de confirmation de poste.
• Rédiger les contrats de travail
• Effectuer la tenue des dossiers
• Gérer le fonds de pension de l’organisation
• Gérer le système d’assurance vie et maladie de l’organisation
• Préparer le rapport des évaluations annuelles
• Préparer les lettres de travail pour les employés
• Tenir à jour le rapport des congés du personnel.
• S’assurer de faire le suivi des contrôles de casier judicaire des nouveaux venus
• S’assurer que tout employé, visiteurs, collègues de bureaux externes suivent au moins une introduction sur la Politique de sauvegarde
• Réaliser conjointement avec l’équipe de Sauvegarde la formation à l’attention du staff, des stagiaires et volontaires chaque 6 mois
• Coopérer dans le cadre des enquêtes sur le bien-être des enfants
• Faire le suivi avec les membres du personnel qui auraient eu des allégations
• Assigner la tache de points focaux de sauvegarde à qui de droit
• S’assurer que le staff suit des formations en ligne ou face à face sur la sauvegarde de l’enfant
• Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International
• Suivre les introductions, formations, en ligne ou face à face sur la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes
• Ne jamais avoir de relations amoureuses ou d’ordre sexuel avec des individus âgés de moins de 18 ans et celles et de ceux ayant entre 18 à 24 ans lorsque ces derniers sont encadrés par nos programmes
• Assister les enfants en danger n’importe où et faire le suivi auprès des autorités
• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP)
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur direct ou leur délégué
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées

Experience Requirements

• 3 années d’expériences dans le domaine de l’administration/ gestion du personnel
• Connaissance des procédures de recrutement
• Familiarité avec le Code du travail en Haïti, les processus et les acteurs en contextes des ressources humaines (ONA, OFATMA, Compagnies d’assurances privées, etc.)

Qualification Requirements

• Diplôme universitaire (BAC + 3) en Administration/Gestion des Ressources Humaines

Other Details

Languages Required: • Excellente capacité de communication orale et écrite en Français et en Anglais

Languages Preferred: • l’Espagnol un atout

Contract Duration:

Work Modality: Basé au bureau central à Port-au-Prince Des visites périodiques sur le terrain Participation aux réunions du département et séminaires en Ressources Humaines

Remuneration: