Overview
L'assistant(e) de gestion logistique assure une assistance technique pour planifier et suivre la gestion des activités de facturation pour l'unité. L'objectif du poste vise à effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans le domaine de la gestion des fonds et du traitement des factures pour contribuer à une fourniture efficace des services.
Tasks Summary
- Gérer le processus de traitement des factures dans WINGS depuis la création du PO/SES/GRN jusqu’à la transmission de la demande de paiement à l’unité Finance.
- Servir de point focal de la création des PR et des MPO pour la logistique.
- Préparer les ‘’payment request’’ dans LESS pour les factures de transport.
- Créer des SES temporaires pour les services logistiques à la fin de chaque mois.
- Faire un suivi particulier des factures sous sa responsabilité datant de plus de 15 jours.
- Faire le suivi et assurer la liaison avec les unités Commodity Accounting, les magasins, Procurement, Finance et les prestataires de services logistiques pour les questions relatives aux factures.
- Archiver les copies de paiements acheminées aux finances.
- Aider à réunir des informations en provenance de diverses sources pour établir des états budgétaires, comptables, financiers et statistiques.
- Assurer un suivi mensuel des prévisions de dépenses et communiquer des rapports sur les dépenses.
- Répondre à diverses questions techniques et demandes de support.
- Effectuer toutes les autres tâches qui lui sont assignées par son superviseur ou le chef de l’unité Chaine d’Approvisionnement.
Experience Requirements
- Au moins quatre ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine du traitement des factures et de la gestion des fonds, assortis d’une expérience du travail administratif.
- Savoir manipuler efficacement Microsoft Excel, notamment en utilisant les fonctions avancées, les tableaux croisés dynamiques et les outils de visualisation de données.
- Avoir contribué aux analyses portant sur la performance budgétaire.
- Avoir contribué à la collecte de données sur les filières d'approvisionnement.
Qualification Requirements
Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.
