Overview
Le poste de Staff Assistant – Front Office opère au sein du Bureau Pays sous la supervision directe du Country Director. Il implique une gestion centrale des activités du Front Office et une interaction quotidienne avec la direction, les équipes internes et des partenaires externes.
Key Responsibilities
- Fournir un appui administratif et exécutif complet au Country Director.
- Gérer le calendrier, les rendez‑vous, les déplacements et les engagements du Country Director.
- Préparer les dossiers de réunion, notes, briefings, correspondances et documents officiels.
- Assurer la circulation fluide des informations entre le Front Office, les équipes internes et les partenaires externes.
- Maintenir un système de suivi des engagements, priorités et actions en suspens.
- Préparer et consolider des rapports, présentations, notes officielles et documents stratégiques.
- Réviser, corriger et améliorer les documents avant validation.
- Effectuer des recherches et compiler les informations nécessaires pour soutenir la prise de décision.
- Gérer les dossiers, archives, bases de données et systèmes d’information conformément aux normes organisationnelles.
- Organiser les missions terrain : préparation des Trip Documents, réservations d’hôtels, logistique, suivi administratif.
- Coordonner les réunions, ateliers, événements internes : salles, équipements, documents, participants.
- Assurer la gestion des besoins administratifs du Front Office (fournitures, maintenance, équipements, accès système).
- Servir de point focal pour l’accueil, la préparation et la coordination des visiteurs officiels.
- Répondre aux requêtes complexes en matière de support pour assurer une résolution rapide et précise.
- Suivre et contribuer à la gestion des budgets : planification, suivi, réconciliation.
- Identifier et recommander des améliorations aux procédures, outils de gestion, workflows internes.
- Créer et mettre à jour des checklists, modèles, tableaux de bord et outils de suivi pour optimiser l’efficacité du Front Office.
- Fournir conseils, encadrement et formation aux membres juniors du staff administratif.
- Coordonner la répartition des tâches des collègues de support pour garantir une prestation homogène et conforme aux standards.
- Veiller au respect des règles, politiques, protocoles internes et exigences de conformité.
- Assurer la confidentialité absolue des documents, décisions, informations stratégiques et dossiers sensibles.
- Représenter le Front Office avec professionnalisme dans toutes les interactions internes et externes.
- Exécuter toute autre tâche requise.
Required Experience
Six ans ou plus d’expérience professionnelle à responsabilités croissantes dans le secteur d’activité concerné, incluant une expérience en administration générale.
Qualifications
Diplôme d’études secondaires. Certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel concerné.
