Overview
L’assistant·e de projet a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives et apporte un support dans la gestion financière. Iel assiste le·la responsable de projet médical pour optimiser la gestion de son activité du point de vue relationnel, organisationnel et administratif.
Key Responsibilities
- Suivi administratif des ressources du projet (RH, comptable, budgétaire).
- Gestion des ressources humaines : collecter et enregistrer les données des collaborateurs, collaborer avec le département RH pour la rédaction et la saisie des contrats, organiser l’arrivée des nouveaux collaborateurs, maintenir à jour les tableaux de suivi des contrats, planifier les entretiens annuels, diffuser le planning des déplacements/absences/occupation des bureaux, mettre en forme et diffuser les annonces de recrutement, maintenir à jour la documentation et le reporting RH.
- Gestion comptable et budgétaire du projet : participer à la construction du budget et au suivi de son exécution, contribuer à la préparation des reportings financiers et narratifs, assurer le suivi des dépenses et de la refacturation, vérifier et transmettre les notes de frais.
- Approvisionnement : coordonner les commandes et livraisons, réaliser les demandes d’achat et suivre les réceptions, maintenir à jour la documentation et le reporting Supply, participer à la sélection des fournisseurs.
- Appui à la coordination de projet : rédiger les comptes rendus des comités de pilotage et réunions d’équipe, soutenir le bon fonctionnement des activités transverses.
- Gestion documentaire du projet (ISO 13485) : participer au pilotage opérationnel de la procédure de gestion documentaire, assurer un soutien méthodologique aux équipes pour le formatage des documents, veiller à la bonne mise en forme et à la standardisation des documents, suivre la réalisation des actions et la résolution des problèmes liés à la procédure de gestion documentaire, participer au prochain déploiement d’un outil de GED.
Required Experience
- Expérience dans un poste administratif MSF (terrain ou siège) obligatoire.
- Expérience dans le suivi administratif et financier de projets financés par des bailleurs institutionnels souhaitée.
- Expérience dans la préparation et le suivi de reportings financiers et narratifs à destination de bailleurs institutionnels souhaitée.
- Pratique préalable d'outils de GED (Gestion Electronique Documentaire) souhaitable.
- Expérience dans une entreprise avec un système de management de la qualité selon norme ISO 13485 est un plus.
Qualifications
• Formation Bac+2 minimum en gestion, administration ou qualité essentielle.
