Overview
Le/la Project Management Support Officer fournit un appui opérationnel, analytique et administratif afin d'assurer la planification, la mise en œuvre et le suivi efficaces des projets, conformément aux politiques de l’UNOPS ainsi qu’aux exigences des clients et des partenaires.
Key Responsibilities
- Collecter, nettoyer, structurer et valider les données des projets afin d'en garantir l'exactitude, la cohérence et la fiabilité.
- Développer et maintenir des bases de données, des tableaux de bord et des systèmes de gestion de l'information permettant un suivi des projets en temps réel.
- Réaliser des analyses statistiques et qualitatives afin d'identifier les tendances, de produire des analyses et d'éclairer la prise de décision.
- Contribuer à la préparation de rapports analytiques et visuels, de notes de synthèse et de présentations destinés aux parties prenantes internes et externes.
- Mettre en place des outils automatisés et des systèmes de visualisation des données (Power BI, Looker Studio, etc.) afin d'améliorer l'accessibilité et l'interprétation des données.
- Assurer des contrôles rigoureux de la qualité des données ainsi que la validation des sources de données et des outils utilisés.
- Appuyer la planification, la budgétisation et l'exécution des projets, tout en veillant au respect des procédures de l'UNOPS ainsi que des exigences des clients et des bailleurs de fonds.
- Préparer la documentation des projets, notamment les termes de référence (TdR), les accords, les budgets et les demandes d'achat.
- Contribuer à la coordination des ateliers, des missions et des consultations avec les parties prenantes, y compris les dispositions logistiques et les déplacements.
- Assurer la liaison avec les unités de services support concernant les achats, la contractualisation et les processus de paiement, en garantissant la conformité aux normes de l'UNOPS.
- Suivre les jalons, les résultats et les livrables des projets, et alerter la direction en cas de retard ou de risque.
- Appuyer la préparation et le suivi des plans d'achats et des plans d'ateliers, en veillant à leur adéquation avec les besoins des projets.
- Réaliser des études de marché, soutenir les processus de sollicitation et participer à l'évaluation des offres ainsi qu'à la gestion des contrats.
- Suivre l'utilisation des budgets des projets, examiner les rapports financiers et maintenir une documentation complète à des fins d'audit et de reporting.
- Traiter les demandes de déplacement, les notes de frais et les transactions financières associées conformément aux politiques de l'organisation.
- Développer et maintenir des systèmes et des outils de suivi permettant de mesurer les progrès par rapport aux plans de travail et aux indicateurs de performance.
- Contribuer à l'élaboration de modèles prédictifs et analytiques afin de soutenir la planification stratégique et les prévisions.
- Appuyer les évaluations internes et les revues de performance fondées sur les données afin d'évaluer les résultats et l'impact des projets.
- Fournir des contributions en temps voulu pour les rapports destinés aux bailleurs de fonds et les rapports institutionnels, en garantissant la rigueur analytique et la conformité aux normes de reporting.
- Appuyer l'organisation, l'animation et la mise en œuvre de formations et de sessions d'apprentissage en gestion de projet.
- Participer aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CoP), en contribuant aux enseignements tirés et aux bonnes pratiques.
- Mener des recherches sur des thématiques liées à la gestion de projet et contribuer à la rédaction de rapports, de synthèses et de notes d'information.
Required Experience
- Licence (ou diplôme équivalent) dans n'importe quelle discipline, assortie de 2 années d'expérience professionnelle pertinente.
- Maîtrise avérée des outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, Google Workspace/G-Suite, etc.) ainsi que des systèmes de gestion en ligne (web-based management systems) est requise.
- Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d' organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
- Une expérience dans des contextes de développement ou d'action humanitaire est souhaitée.
Qualifications
- Licence (ou diplôme équivalent) dans n'importe quelle discipline.
- Master (ou diplôme équivalent) dans n'importe quelle discipline.
- Une certification professionnelle reconnue à l'échelle internationale ou une adhésion à un organisme professionnel dans le domaine de la gestion de projet est souhaitée.
