Overview
L'Officier Administration est responsable de la gestion administrative et financière, des services généraux, de la logistique ainsi que de la communication et relations externes.
Key Responsibilities
- Suivre et renouveler des baux des locaux.
- Préparer et traiter des paiements mensuels.
- Gérer les courriers entrants et sortants, archiver et classer les dossiers.
- Faire le suivi documentaire règlementaire.
- Rédiger les courriers administratifs et notes de synthèse.
- Accueillir et orienter les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
- Superviser le personnel de ménage et maintenance.
- Suivre la consommation des fournitures et gérer les stocks.
- Organiser et suivre les réparations et entretiens des locaux.
- Tenir les inventaires périodiques des équipements et fournitures.
- Faire un reporting régulier sur l’état des installations.
- Organiser les voyages professionnels.
- Gérer les visas et formalités consulaires pour le personnel expatrié.
- Assister les expatriés pour les démarches administratives locales.
- Faire le suivi des courses en taxi et validation des factures.
- Planifier et préparer les matériels des réunions, ateliers et séminaires.
- Réserver les salles et gérer les équipements nécessaires.
- Rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Préparer et suivre le budget lié aux services administratifs.
- Collecter et traiter les notes de frais.
- Gérer la petite caisse pour les dépenses opérationnelles.
- Compiler et enregistrer les factures comptables.
- Faire le suivi des factures et paiements fournisseurs.
- Être l’interface avec les autorités locales pour les autorisations et formalités.
- Être en relation régulière avec les fournisseurs et prestataires de services.
- Préparer les supports de communication interne et externe.
- Autres tâches sur demande du superviseur.
Required Experience
2 ans d’expériences minimum dans un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG internationale. Expérience en gestion administrative, organisation de voyages et coordination logistique. Connaissance des procédures consulaires. Expérience en gestion administrative et logistique.
Qualifications
Diplôme Bac+3 en Assistanat de Direction, Gestion, Logistique ou domaine similaire.
