Overview
Le/la manager en passation de marchés sera responsable de toutes les activités liées à la passation des marchés des différents projets, notamment la planification des acquisitions, la mise en œuvre des processus d'acquisition et la gestion des contrats.
Key Responsibilities
- Analyser les plans de passation de marché et élaborer un planning d'acquisition.
- Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions.
- Tenir un répertoire d'entreprises et consultants qualifiés.
- Participer à l’élaboration et la mise à jour de la stratégie d’approvisionnement annuelle.
- Finaliser les caractéristiques techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants.
- Élaborer les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions.
- Préparer et faire publier les avis d'appel d'offres, avis à manifestation d'intérêts et avis de publication de résultats.
- Veiller à une large diffusion de ces avis.
- Veiller à l'inscription à l'ordre du jour du comité d'approvisionnement des étapes du processus d'évaluation.
- Assister à toutes les séances d'ouverture et d'évaluation des offres ainsi qu'aux séances d'attribution des marchés.
- Veiller à la confidentialité des rapports d'évaluation des offres.
- Préparer les projets de contrat et veiller à leur validation et signature.
- S'assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires.
- Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance.
- Veiller à ce que les fournisseurs perçoivent les avances de démarrage et autres paiements.
- Veiller à la supervision de l'exécution des marchés.
- Organiser les comités de réception des biens, travaux et services de consultants.
- Prendre les mesures nécessaires pour la livraison et l'entreposage des biens.
- Mettre en place un plan de suivi des contrats.
- Travailler pour lever les réserves en lien avec les exécutions des marchés.
- Communiquer au management sur la situation d'exécution des marchés.
- Organiser et tenir à jour l'archivage physique et électronique des dossiers de passation des marchés.
- Préparer les documents nécessaires pour les missions d'audit et de revue à posteriori.
- Produire régulièrement des rapports sur les activités de passation des marchés.
- Identifier les risques liés aux processus d’acquisition et proposer des mesures de mitigation.
- Assurer le suivi de la performance des fournisseurs sous accords-cadres.
- Conseiller et assister le Coordonnateur supply chain ainsi que les autres membres de l'équipe sur les questions liées aux procédures d'acquisition.
- Conseiller le comité d'approvisionnement sur les règles et procédures d'acquisition.
- Exécuter toutes autres tâches en rapport avec la passation des marchés.
Required Experience
Au moins cinq (05) années d'expérience professionnelle pertinente en passation des marchés dont au moins trois (03) années d'expérience avec une ONG.
Qualifications
Être titulaire au moins d'un diplôme de niveau (BAC+4) ou d'un diplôme équivalent en ingénierie, acquisition, droit, gestion, commerce, logistique ou domaine connexe.
