Overview
El Asistente de Adquisiciones apoya los servicios de adquisiciones en la Oficina de País, asegurando alta calidad y precisión en su trabajo y promoviendo un enfoque de Atención al Cliente, con orientación a resultados.
Key Responsibilities
- Apoyo en la implementación de estrategias operativas.
- Apoyo a los procesos de contratación.
- Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento.
- Soporte administrativo.
- Suministrar insumos para la preparación de planes de trabajo orientados a resultados del Equipo de Adquisiciones.
- Pleno cumplimiento de las actividades de adquisiciones con apego a las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD.
- Apoyo a la implementación de procesos de adquisición; asesoría en los métodos de adquisición a utilizar, incluida la preparación de documentos de licitación, recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas.
- Asistencia para priorizar las solicitudes de adquisición, en términos de urgencia, para que el Asociado/Asistente de Adquisiciones tome las medidas adecuadas.
- Seguimiento de todos los procesos de compra hasta la entrega, aceptación y pago.
- Preparación de correspondencia rutinaria, memorandos e informes sobre adquisiciones.
- Extraer, ingresar, copiar y archivar datos de diversas fuentes.
- Recopilación de información para el proceso de recuperación de costos por servicios de adquisiciones.
- Administración de contratos, que incluye elaboración de contratos, modificaciones, liquidaciones, seguimiento de pagos y comunicaciones.
- Apoyar actividades de capacitación y asistencia técnica en materia de adquisiciones, para personal de oficina y proyectos cuando se requiera.
- Apoyar el proceso de evaluación de ofertas, preparación de informes de evaluación y presentación de casos ante los comités de evaluación, cuando se requiera.
- Mantener actualizada la lista de proveedores.
- Llevar a cabo investigaciones en línea sobre proveedores y precios de mercado.
- Apoyo a la organización de conferencias, talleres, retiros desde Adquisiciones.
- Traducción de correspondencias simples (inglés-español), cuando sea necesario.
Required Experience
- 4 años de experiencia laboral relevante brindando soporte a tareas de adquisiciones o similar.
- 3 años de experiencia comprobable en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (principalmente Word y Excel).
- 1 año de experiencia en el uso de cualquier sistema informático de administración de datos o entrada y salida de datos.
Qualifications
- Estudios de Bachillerato (Preparatoria) es requisito.
- Estudios Universitarios de primer nivel (Licenciatura) en Administración, Finanzas, Relaciones Internacionales o afin, no es requisito, pero se dará debida consideración.
