Overview
Apoyar la implementación del portafolio de la función de soporte y velar por el correcto y oportuno funcionamiento de los servicios de funcionamiento en las oficinas a cargo.
Key Responsibilities
- Tramitar inmuebles, incluyendo búsqueda, contratación, seguimiento, prorroga, renegociación y finalización de contratos.
- Garantizar la prestación de servicios de conectividad (Líneas fijas, líneas móviles y servicio de internet).
- Efectuar el registro y actualización de la información en las bases de datos y archivos internos.
- Gestionar y brindar soporte de las plataformas para la solicitud de servicios de viajes.
- Realizar actividades relacionadas con la oficina, en términos de insumos, mejoras locativas, mantenimientos, equipos de prevención y emergencia.
- Asegurar la gestión y generación de los contratos de servicios de funcionamiento.
- Velar por el inventario de suministros de oficina y elementos distintivos de la Organización.
- Efectuar el desarrollo del proceso de inducción al personal que ingresa en temas administrativos.
- Atender el proceso de gestión migratoria para el personal internacional.
- Gestionar y dar seguimiento a los reportes de facturación pagos y estados de cartera emitidos por los proveedores de servicios administrativos.
- Apoyar la elaboración de informes y reportes solicitados por la supervisión.
- Recopilar y consolidar el archivo físico a cargo de la unidad de administración.
- Apoyar la implementación de actividades PSI incluidas en el Plan de Acción de la oficina país relevantes para su unidad/equipo.
- Ejecutar las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato.
