Overview

Asegurar la gestión administrativa, financiera, presupuestaria y logística de la base, garantizando operaciones eficientes, cumplimiento con los procedimientos de DRC y donantes, control interno, y soporte operativo a los equipos programáticos.

Tasks Summary

• Gestión y administración del equipo de soporte, incluyendo coordinación, supervisión, formación y acompañamiento.
• Gestión de procesos administrativos de reclutamiento, contratación, evaluaciones de desempeño y capacitación.
• Gestión de la tesorería de las bases, incluyendo aprovisionamiento, ejecución de transferencias y seguridad de fondos.
• Elaboración de previsiones de tesorería y supervisión de la contabilidad de la base.
• Asegurar el cumplimiento de obligaciones financieras, tributarias y regulatorias.
• Supervisar el envío de informes financieros obligatorios a la Oficina Nacional.
• Supervisar y fortalecer los controles internos financieros y contables.
• Apoyar auditorías internas y externas.
• Garantizar un control presupuestario exhaustivo y eficaz.
• Actualizar y analizar herramientas de seguimiento presupuestario.
• Conciliar la ejecución presupuestaria con el avance real de las actividades.
• Controlar y monitorear los costos de funcionamiento de la base.
• Elaborar propuestas presupuestales.
• Supervisar el entorno de compras, mantener actualizado el registro de proveedores y asegurar la planificación anual de adquisiciones.
• Coordinar los procesos de adquisición de bienes y servicios.
• Monitorear la trazabilidad de las requisiciones en Dynamics (ERP).
• Implementar recomendaciones de auditoría y fortalecer la relación con proveedores.
• Coordinar con programas la planificación logística y realizar capacitaciones regulares en adquisiciones.
• Asegurar la aplicación de normas de seguridad y procedimientos de flota.
• Gestionar contratos de alquiler, mantenimiento, planes de movimiento y controles de consumo de combustible.
• Supervisar mantenimiento, reparaciones, planes de movimiento y disponibilidad de equipos de seguridad.
• Realizar capacitaciones periódicas y controles de desempeño del personal de conducción.
• Liderar el control de inventarios de activos y garantizar su uso adecuado y trazabilidad.
• Supervisar la distribución, funcionamiento y mantenimiento de equipos y sistemas de comunicación.
• Asegurar la aplicación de procedimientos de activos y telecomunicaciones.
• Asegurar el cumplimiento de procedimientos de almacenamiento, exactitud del inventario y correcta gestión de kits humanitarios.
• Supervisar inventarios físicos y manejo adecuado de insumos y productos caducados/no utilizables.
• Implementar controles antifraude y mecanismos de calidad en todas las operaciones logísticas.
• Coordinar inspecciones, auditorías internas y acciones correctivas.
• Asegurar que las operaciones logísticas respondan al contexto y a los lineamientos de seguridad.

Experience Requirements

• 3 años trabajando con ONGs internacionales.
• 3 años de experiencia en gestión financiera.
• 3 años de experiencia en gestión de equipos y supervisión del personal.
• Deseable: experiencia en compras, gestión de activos, gestión de bodega y gestión de RH.
• Se requiere gran capacidad de resolución de conflictos y adaptabilidad a contextos difíciles.

Qualification Requirements

• Profesional en Administración de Empresas, Logística o áreas afines.
• Especialización relacionada

Other Details

Languages Required: • Español

Languages Preferred: • Inglés (deseable)

Contract Duration: Contrato nacional por obra y labor (por el tiempo que dure la obra/labor). - Sujeto

Work Modality:

Remuneration: • Salario iniciando en $5.560.000 según experiencia y competencias del candidato. • Salario y condiciones de acuerdo con los términos de empleo en Colombia.