Overview
El Oficial de Cadena de Abastecimiento y Compras es responsable de las compras, gestión de activos, inventario, almacenamiento, transporte, gestión de flotas y apoyo logístico general en Tumaco, Nariño y municipios asignados.
Tasks Summary
- Asegurar el cumplimiento de los procesos de compra.
- Validar la integridad documental de los procesos de compra.
- Generar seguimiento y trazabilidad de las solicitudes de compra.
- Notificar oportunamente a finanzas los procesos de adquisición y compras completados.
- Liderar el proceso de selección de proveedores.
- Promover y/o propiciar la creación de acuerdos marco.
- Preparar y gestionar los procesos de licitación.
- Garantizar la correcta implementación de los Procurement Plan.
- Acompañar a los equipos de programa en la planificación de necesidades de compra y logística.
- Mantener seguimiento de los indicadores ERP.
- Actualizar y dar seguimiento a los convenios marcos con proveedores.
- Apoyar a la organización en ejecución de auditorías externas, internas y solicitud de información de donantes.
- Organizar los requerimientos logísticos y programáticos.
- Identificar y proponer soluciones a retos logísticos.
- Supervisar las notas de bienes recibidos, notas de entrega, listas de empaque.
- Asegurar el mantenimiento de la oficina.
- Coordinar la gestión de entrega de materiales, elementos y activos de la organización.
- Coordinar el movimiento de carga y transporte.
- Asegurar el transporte de los funcionarios de DRC, transporte de elementos.
- Producción de informes mensuales sobre los movimientos de flota de vehículos y lanchas.
- Realizar controles para el uso correcto, mantenimiento y estado de la flota.
- Asegurar el cumplimiento de los manuales de operaciones de Cadena de Abastecimiento de DRC.
- Supervisar y controlar la bodega logística.
- Apoyar todas las tareas no especificadas y espontáneas con relación a la gestión logística.
- Controlar, registrar y dar seguimiento a los activos fijos de la base.
- Controlar, registrar y dar seguimiento a los muebles y enseres de la base.
- Controlar, registrar y dar seguimiento a la visibilidad de la base.
- Controlar, registrar y dar seguimiento de los insumos de papelería, aseo y cafetería de la base.
- Registrar la asignación de activos, muebles y enseres y visibilidad de la base.
- Realizar los inventarios y llevar el control detallado.
- Preparar y registrar la documentación de donaciones.
- Administrar y controlar la bodega.
- Asegurar el cumplimiento de los procesos de gestión de flota de DRC.
- Garantizar la disponibilidad de los vehículos para las operaciones de programa.
- Coordinar las revisiones periódicas y mantenimiento de los vehículos y lanchas.
- Coordinar la oportuna realización de la revisión técnico-mecánica para los vehículos.
- Asegurar que los vehículos cuenten con pólizas SOAT vigentes, extintores con fecha de revisión inferior a un año, equipo de carretera completo y botiquines con insumos no vencidos.
- Mantener actualizado el registro de conductores habilitados, licencias de conducción.
- Dar respuesta oportuna a las necesidades de reparación y/o reposición de partes de los Vehículos y lanchas.
- Mantener seguimiento al registro de los GPS instalados para la flota.
- Controlar el uso y consumo del combustible de la flota de la oficina local.
- Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de conductores.
- Coordinar una respuesta oportuna y efectiva de los accidentes de tránsito.
- Acompañar los procesos de reclamación de terceros afectados en accidentes de tránsito.
- Realizar seguimiento de los incidentes y accidentes que involucren la flota.
- Recepcionar y registrar los reportes de seguimiento de los equipos en terreno y/o de los conductores en tránsito.
- Apoyar en las capacitaciones de nuevos integrantes en la utilización de la Plataforma Dynamics.
- Participar en las reuniones de seguimiento de la oficina nacional.
- Participar en las reuniones del área de soporte.
- Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de asistentes de Supply Chain.
- Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al auxiliar de limpieza.
- Las demás asignadas por el Gerente de Área y el Líder de Equipo de Soporte.
- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Participar activamente en la conformación del COPASST – Comité de Convivencia Laboral –Brigadas de emergencia.
- Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del SG SST.
- Informar oportunamente de los peligros y riesgos latentes con su sitio de trabajo.
- Asistir a las capacitaciones en SST definidas por el programa de capacitación del SG-SST.
- Velar por el mantenimiento del orden y aseo de su puesto y área de trabajo.
- Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
- Reportar inmediatamente al área de SST y su jefe inmediato los accidentes de trabajo que se presenten, incidentes (casi Accidentes) y enfermedades diagnosticadas como laborales.
- Reportar al jefe inmediato la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas.
- Participar en las actividades de capacitación, simulacros y las que sean programadas desde seguridad y salud en el trabajo.
- Participar y contribuir con el cumplimiento de la política y los objetivos del SG-SST.
Experience Requirements
- Mínimo 2 años de experiencia en logística humanitaria, adquisiciones, transporte y distribución, almacenamiento y gestión de stocks para emergencias humanitarias.
- Buena comprensión de las normas y regulaciones de adquisiciones de los principales donantes internacionales.
- Conocimientos en mantenimiento general.
- Experiencia en intervención en comunidades/zonas con difícil acceso y/o en contextos de conflicto armado.
Qualification Requirements
• Título Universitario pertinente en logística y / o gestión de la cadena de suministro o cualificación profesional equivalente.
