Overview
L'assistant(e) administratif(ve) coordonne et effectue l'appui de bureau, l'appui au management et les tâches administratives pour assurer le bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l'information au sein de l'unité de travail.
Tasks Summary
- Tenir des dossiers financiers et contrôler les systèmes du bureau ; tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, balances, paiements, bilans et autres données utiles aux rapports et aux transactions quotidiennes ; gérer la petite caisse du bureau du pays ; surveiller les comptes des projets et des programmes dont la responsabilité lui a été attribuée.
- Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources telles que les systèmes d’information et les bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
- Vérifier la disponibilité des fonds de tous les programmes ; s’assurer que les décaissements opérationnels correspondent aux budgets approuvés et que tous les documents engageant l’Organisation soient complets et cohérents.
- Préparer la correspondance administrative et financière ; préparer des versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, répondre aux demandes et obtenir des informations supplémentaires en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
- Tenir des dossiers détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; participer à la consolidation des propositions de budget ; préparer les données financières destinées à l’élaboration des prévisions budgétaires et à la planification financière.
- Produire des rapports sur l’état budgétaire des comptes du bureau, et, selon les besoins, des comptes des projets ; signaler toute variation par rapport aux budgets.
- Maintenir des registres d’inventaire locaux et s’assurer que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
- Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
- Surveiller la réception des contributions du gouvernement et le transfert de propriété des équipements de l’Organisation.
- Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règlementations et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.).
- Soutenir la rationalisation des procédures et des pratiques et l’introduction de nouvelles technologies de l’information dans le bureau.
- Appuyer les tâches liées à l’administration du personnel et de l’équipement.
- S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
Experience Requirements
Quatre ans d’expérience dans l’administration, la comptabilité et la gestion de bureau.
Qualification Requirements
Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
