Project Management Support - Senior Assistant

Overview

El/La Asistente Sénior de Apoyo a la Gestión de Proyectos brinda apoyo administrativo para asegurar la ejecución efectiva de los proyectos. Apoya la planificación, el monitoreo, la elaboración de informes, la logística, las comunicaciones y la gestión documental del proyecto.

Tasks Summary

• Brindar apoyo administrativo y de coordinación para la planificación, implementación, monitoreo y elaboración de informes del proyecto.
• Apoyar el seguimiento del avance del proyecto, los entregables, contratos, viajes, talleres y subvenciones.
• Apoyar la preparación de informes, materiales informativos y actas de reuniones internas.
• Mantener actualizadas las herramientas de seguimiento y asegurar que la información del proyecto y operativa esté al día y debidamente archivada.
• Participar en reuniones periódicas del equipo.
• Coordinar y organizar la logística para reuniones, talleres, conferencias y eventos.
• Tramitar autorizaciones de viaje, reclamaciones de gastos y reembolsos.
• Preparar y distribuir materiales para talleres y misiones.
• Coordinar con proveedores, sedes y participantes para garantizar la correcta ejecución de los eventos.
• Apoyar los procesos de adquisiciones, incluida la preparación de requisiciones, órdenes de compra (PO) y solicitudes de pago.
• Verificar la documentación de respaldo, facturas y entregables contractuales.
• Apoyar la revisión de procesos de licitación, evaluaciones y la administración de contratos.
• Mantener una documentación precisa y organizada de todas las actividades de adquisiciones, financieras y administrativas.
• Apoyar el monitoreo operativo y financiero.
• Brindar apoyo administrativo y logístico a la alta dirección, incluida la gestión de agendas, la planificación de misiones y la preparación de la documentación de viajes.
• Apoyar la coordinación de reuniones de alto nivel, compromisos con donantes y socios.
• Procesar anticipos operativos, solicitudes de adquisiciones menores y otras transacciones administrativas.
• Apoyar la organización, facilitación y realización de sesiones de capacitación y aprendizaje sobre gestión de proyectos.
• Participar en iniciativas de intercambio de conocimientos y Comunidades de Práctica (CoP).
• Realizar investigaciones sobre temas relacionados con la gestión de proyectos y contribuir a la redacción de informes, resúmenes y notas informativas.

Experience Requirements

• Mínimo de 5 años de experiencia relevante (combinados con un diploma de diversificado), o 1 año de experiencia relevante (combinado con un título universitario a nivel de Licenciatura) en gestión de proyectos, preferiblemente de infraestructura o tecnología, brindando apoyo administrativo, operativo y técnico.
• Competencia demostrada en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, etc.) y de sistemas de gestión basados en la web.
• Deseable: Experiencia trabajando en organizaciones del Sistema de las Naciones Unidas.

Qualification Requirements

• Requerido: Diploma a nivel diversificado (estudios finalizados) en combinación con 5 años de experiencia relevante.
• Deseable: Estudios a nivel de Licenciatura en una disciplina pertinente, en combinación con un año de experiencia relevante. Disciplinas pertinentes: Administración de empresas, arquitectura, ingenierias relacionadas con la construcción, ingeniería industrial o disciplinas afines.
• Deseable: Estudios o certificación en Administración de proyectos basados en las metodologías PMI o PRINCE2, Sistemas de Gestión ISO.

Other Details

Languages Required: • Spanish: Fluent Required • English: Basic Required

Languages Preferred:

Contract Duration: Contrato ongoing, sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad presupuestaria, desempeño satisfactorio, duración y/o necesidades de los proyectos

Work Modality:

Remuneration: