Overview
Coordonner les activités d’acquisition des biens et services associés pour les programmes de lutte contre la Tuberculose et le VIH/SIDA, y compris la gestion des appels d’offres, la négociation avec les fournisseurs et la vérification des factures.
Tasks Summary
- Coordonner les activités d’acquisition des biens et services associés.
- Placer des commandes locales ou internationales.
- Développer et gérer des appels d’offres au besoin.
- Négocier avec des fournisseurs au besoin.
- Préparer les ordres d’achat au besoin.
- Vérifier les factures et préparer les demandes de paiements pour les achats locaux.
- Servir de point de contact et de liaison entre les agents d’achat internationaux ou fournisseurs locaux et World Vision.
- Coordonner avec les équipes/personnels techniques concernés les demandes de clarifications de spécifications.
- Vérifier la conformité des quotations des produits.
- Contribuer au processus de waiver ou d’enregistrement sanitaire des produits pharmaceutiques.
- Gérer le processus et les documents relatifs aux pré-alertes pour les commandes internationales.
- Coordonner avec l’agent de réception et le coordonnateur du dépôt les arrivages des commandes.
- Mettre à jour le fichier de suivi des dépenses en achats.
- Suivre les indicateurs du processus d’achat.
- Développer des outils de gestion et de suivi adaptés aux besoins.
- Préparer des rapports réguliers et ad hoc d’état d’avancement des dossiers d’approvisionnement.
- Coordonner le processus d’archivage papier et électronique de tous les documents relatifs aux achats.
- Être le point de contact pour tout audit des processus d’achat.
- Contribuer au maintien d’une base de données des fournisseurs.
- Remplir avec précision le formulaire de gestion des données de base.
- Gérer la tenue de registres pour toute la correspondance et la documentation liées au contrat.
- Communiquer les informations relatives aux contrats à toutes les parties prenantes.
- Fournir un support/aide au besoin au service de procurement du département des opérations.
- Identifier les problèmes et proposer des solutions aux supérieurs hiérarchiques.
- Procurer le plus haut degré d’éthique professionnelle.
- Exécuter toutes autres tâches connexes sur demande de son superviseur.
Experience Requirements
• Minimum de 4 ans d'expérience en tant que responsable des achats ou poste connexe.
Qualification Requirements
• Être diplômé en gestion, ou sciences comptables et ou administration.
