Overview
Le/La Chef-fe de projet aura pour mission principale d’assurer la mise en œuvre d’un projet de qualité dans les zones de santé ciblées. Responsable pour la bonne gestion du projet dans la province sous sa responsabilité, il/elle assure la bonne coordination, planification et suivi conjoint entre les équipes programme et support.
Key Responsibilities
- Contribuer à la mise à jour et renforcement de la stratégie globale, les méthodes, outils et matériels de mise en œuvre du projet ;
- Organiser les réunions de lancement, de suivi et de clôture des projets au niveau de la province ;
- Planifier les différentes étapes de mise en œuvre du projet au niveau de la province, et donner des directives aux équipes sous sa responsabilité ;
- Superviser et être garant de la mise en œuvre d’un projet de qualité dans la zone sous sa responsabilité ;
- Assurer la conformité des activités aux engagements bailleur, la communauté et les partenaires ;
- Organiser les réunions de suivi avec l’équipe du projet ;
- Assurer un suivi budgétaire quotidien des lignes sur sa responsabilité ;
- Anticiper et atténuer les risques et résoudre tous les défis imprévus durant la mise en œuvre du projet ;
- S’assurer que la mise en œuvre du projet est réalisée dans les délais, en termes d’objectifs et de budget ;
- Faire remonter tout défi à sa hiérarchie pour permettre l’analyse et prise d’action adéquate ;
- Préparer et organiser les différentes supervisions conjointe avec les partenaires du ministère ;
- Veiller au respect des standards et des principes humanitaires et d’IRC lors la mise en œuvre du projet ;
- Réaliser des missions de supervisions pour se rassurer de la progression vers l’atteinte des objectifs du projet et des indicateurs et les engagements de qualité ;
- Assurer que les leçons apprises sont correctement documentées, partagés et analysés et sont prises en compte dans la planification et prise de décision concernant le projet ;
- Veiller à ce que les données soient bien collectées, de qualité et transmises à temps au département MEAL ;
- Organiser les réunions d’analyse de ces données, au moins chaque trimestre afin de pouvoir apprécier l’efficacité et impact des interventions et d’informer la prise de décision ;
- Identifier et analyser les lacunes, la valeur ajoutée d’IRC, les synergies et les opportunités dans les zones ciblées et partager les informations pertinentes avec la coordination ;
- Veiller à la mise en œuvre d’un système de feedback des bénéficiaires efficace ;
- Assurer la mise en œuvre du projet selon une approche de partenariat ;
- Veiller à ce que la collaboration avec les partenaires soutienne une exécution efficace, de qualité et conforme aux objectifs, engagements et standards du projet ;
- Garantir un cadre de collaboration clair avec les partenaires ;
- Faciliter, avec les équipes concernées, l’accompagnement des partenaires sur les aspects programmatiques, opérationnels et de conformité nécessaire à la bonne mise en œuvre ;
- Promouvoir l’implication effective des partenaires dans les mécanismes de coordination, de pilotage et d’apprentissage du projet ;
- Identifier en temps utile les risques, contraintes ou blocages liés à la mise en œuvre en partenariat, et soutenir la définition de mesures correctives adaptées ;
- Contribuer au renforcement d’une approche de mise en œuvre localisée ;
- Revoir les plans de dépenses de manière régulière ;
- Organiser en collaboration avec le manager finance de la base les réunions mensuelles de revue BVA et soumettre les rapports à la coordination dans le délai ;
- Prévoir mensuellement les besoins en cash du projet et les soumettre au Senior Field Manager, et au manager Finance ;
- Réconcilier sur base régulière les dépenses réalisées et celles planifiées en collaboration avec les Finances ;
- Coordonner avec le manager logistique, la planification et livraison/réponse aux besoins d’approvisionnement ;
- Travailler avec le département logistique afin d'assurer que les équipes mobiles reçoivent le soutien nécessaire ;
- Assurer une coordination efficace et régulière avec le GSC, notamment concernant le développement et suivi de la mise à jour du plan d’achat ;
- Contribuer aux contrôles de qualité et aux comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs ;
- Confirmer la qualité du matériel choisi lorsque nécessaire ;
- Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet ;
- Fournir des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés aux superviseurs et aux autres équipes d’IRC ;
- Compiler et rédiger des rapports narratifs internes et externes à partager avec le coordinateur de projet et Grants Manager et contribuer au développement des rapports financiers ;
- S’assurer que les rapports des projets et les différents documents sont bien faits, compilés et archivés sur Box ;
- Vérifier avec l’équipe de sécurité les conditions de sécurité avant l’envoi des équipes sur terrain ;
- Assurer le respect des procédures de sécurité de l'IRC pour les interventions ;
- S’assurer que le staff rapporte tous les incidents et/ou rumeurs en matière de sécurité ;
- S’assurer que chaque membre de l’équipe du projet est conscient des défis et besoins sécuritaires, politiques, procédures opérationnelles standard (SOP) et qu’ils les suivent scrupuleusement ;
- Surveiller la situation sécuritaire locale et informer le Senior Field Manager ou le chargé de sécurité de la zone, des évolutions grâce à des rapports écrits réguliers ;
- Participer au recrutement de l’équipe ;
- Promouvoir un leadership constructif et assurer la bonne gestion des performances de l’équipe ;
- Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents ;
- Soutenir, faciliter ou réaliser les activités de liaison et de communication pour consulter activement et impliquer les bénéficiaires, les acteurs clés, les partenaires et les parties prenantes durant tous les différents cycles du projet ;
- Assurer la participation active aux mécanismes de réponse aux urgences et la bonne coordination avec les autres acteurs humanitaires ;
- Assurer la représentation de l’IRC auprès des autorités locales et provinciales concernant les questions de santé et de la protection ;
- Faciliter les visites / participer aux réunions des bailleurs ;
- S’assurer que tous les contacts avec les bénéficiaires sont conduits de manière respectueuse et sensible ;
- Assurer une bonne communication au sein d’équipe ;
- Travailler avec les BCZS pour identifier les besoins en formation des staffs infirmiers et médecins pour développer des plans de formations, en assurer leur réalisation dans le délai ;
- Participer aux réunions techniques et de coordination internes et externe.
Required Experience
- Au moins 5 années d’expérience dans la gestion de projets avec au moins 3 ans dans les urgences.
- Expérience de travail dans les zones isolées et/ou dans un contexte fragile est un atout ;
- Expérience de travail dans une ONG internationale ;
- Forte capacité de coordination, planification, gestion et suivi des budgets, les activités, indicateurs M&E, ainsi les besoins support comme les achats ;
- Expérience dans le renforcement des capacités, et dans la collaboration avec les partenaires étatiques et les organisations de la société civile ;
Qualifications
- Professionnel, degré universitaire (Science sociale, Santé publique, Médicine ou équivalent) ;
- Expérience de formation théorique et pratique dans le domaine sanitaire (SSR et prise en charge de SVV) ;
