Overview
Apoyar la implementación eficiente y oportuna del programa mediante la gestión administrativa, logística y de información, asegurando la provisión de insumos para implementación de actividades del equipo técnico.
Key Responsibilities
- Asegurar que los procesos administrativos de la oficina y del área programática se ejecuten de acuerdo a cronograma de implementación.
- Apoyar la planificación y seguimiento de actividades del programa.
- Garantizar la adecuada logística de transporte del proyecto.
- Apoyar los procesos de adquisición de bienes y servicios.
- Asegurar la adecuada organización, actualización y resguardo de la documentación del proyecto.
- Facilitar la comunicación y coordinación entre los equipos de programas, cadena de suministros, finanzas, administración y otras áreas relevantes.
- Apoyar en la revisión de liquidaciones de viáticos, anticipos, reembolsos, facturas y otros documentos financieros.
- Coordinar y dar seguimiento a los pagos a proveedores.
- Administrar, controlar y resguardar el fondo de caja chica de la oficina.
- Asegurar que las instalaciones de la oficina se mantengan en condiciones óptimas.
- Brindar apoyo en la gestión documental del área de recursos humanos y en procesos administrativos relacionados al personal del proyecto.
- Apoyar en la consolidación, organización y seguimiento de información programática y administrativa para la elaboración de reportes internos y al donante.
- Elaborar y brindar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de las minutas de las reuniones del equipo técnico del proyecto.
- Participar en procesos de capacitación relacionados con sus funciones y apoyar en la organización de actividades formativas del proyecto.
- Garantizar una atención oportuna y de calidad a usuarios internos y externos.
- Sustituir temporalmente a personal de igual nivel jerárquico cuando sea requerido.
- Elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de compra del área.
- Integrar, planificar e implementar actividades bajo los principios de programación segura.
- Informar a través de los distintos canales de reporte preocupaciones e incidentes de salvaguarda y fraude.
Required Experience
- Experiencia 1–3 años en apoyo administrativo o programático en ONG en proyectos de desarrollo/humanitarios.
- Experiencia en gestión documental, logística y manejo de información.
- Experiencia con al menos 3 años en posiciones similares
Qualifications
Nivel de Licenciatura en administración de empresas, auditoría, informática, áreas sociales, económicas o carreras afines.
