Overview
El/la UNV Asistente de Programas reporta directamente al/la Oficial de Programa y brinda funciones de apoyo programático y administrativo que contribuyen a la planificación, implementación y operación de los programas, asegurando una coordinación administrativa efectiva.
Key Responsibilities
- Apoyar en la preparación, implementación y monitoreo rutinario de los Planes de Trabajo Anuales (AWPs).
- Realizar transacciones rutinarias en SAP/VISION.
- Manejar y analizar fuentes de información viables.
- Compilar y organizar insumos para informes de programa.
- Apoyar la coordinación con colegas de programa y operaciones.
- Apoyar el procesamiento de contratos.
- Brindar apoyo administrativo a la gestión de agendas.
- Mantener registros actualizados de licencias, ausencias y actividades del equipo.
- Compilar y organizar documentación para fines de monitoreo financiero.
- Recopilar facturas y documentación de respaldo.
- Apoyar en verificaciones físicas periódicas de activos de oficina.
- Actualizar y mantener listas de contactos de socios.
- Brindar apoyo administrativo para los arreglos de viaje del personal del equipo.
- Apoyar y mejorar procesos de adquisiciones relacionadas con suministros y equipos de oficina.
- Brindar apoyo logístico para capacitaciones, talleres y reuniones.
- Apoyar en la preparación de materiales de referencia, agendas y listas de asistencia para eventos y reuniones.
- Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados.
- Brindar apoyo administrativo y logístico para la inducción de nuevo personal.
- Apoyar a colegas en la localización de documentos relevantes.
- Redactar comunicaciones internas rutinarias.
- Utilizar herramientas digitales aprobadas.
- Mantener registros digitales conforme a los estándares de fuerza laboral digital y protección de datos de UNICEF.
- Apoyar a colegas en el uso de herramientas y sistemas digitales estándar.
- Gestionar documentos de manera responsable.
- Brindar apoyo administrativo y logístico durante emergencias o períodos de alta demanda.
- Contribuir a la continuidad operativa brindando apoyo administrativo de respaldo a la oficina.
Required Experience
- Cuatro (4) años de experiencia relevante en gestión de proyectos sociales.
- Capacitación y experiencia en el uso de MS Word, Excel, PowerPoint y otros sistemas de UNICEF como SharePoint; se requiere conocimiento de sistemas integrados de información para la gestión.
Qualifications
Bachelor's degree in Economía, Administración, Gestión Pública, o afines.
