Overview
Prestar apoyo administrativo y logístico esencial para contribuir al funcionamiento eficaz de los proyectos de UNOPS y marcar una diferencia tangible en las comunidades.
Key Responsibilities
- Prestar apoyo administrativo y de oficina en general, lo que incluye archivar, escanear, fotocopiar, introducir datos y gestionar registros.
- Ayudar a archivar y mantener los registros de la oficina.
- Mantener registros e informes precisos (por ejemplo, registros de asistencia, facturas o suministros), garantizando actualizaciones y entregas oportunas según corresponda.
- Recibir y direccionar las llamadas telefónicas, la correspondencia y las visitas.
- Apoyar las tareas de recepción, coordinación de reuniones y uso de las instalaciones de conferencias.
- Ayudar en la organización logística de reuniones, talleres, desplazamientos y eventos.
- Asistir en la organización de eventos de la organización, talleres y retiros.
- Ayudar con el control de existencias e inventario de suministros, consumibles y activos.
- Cuando se le indique, prestar asistencia en las actividades de adquisición, como la presentación de pedidos, recibos y solicitudes de pago en el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).
- Organizar los desplazamientos del personal, incluidas las reservas, la logística y las autorizaciones de seguridad.
- Participar en reuniones para la coordinación del proyecto con los socios.
- Realizar visitas técnicas a los municipios seleccionados para la elaboración de los Planes de Reducción de Riesgos, cuando sea necesario.
Required Experience
- Experiencia relevante en administración, logística, operaciones o ámbitos relacionados.
- Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, etc.) y sistemas de gestión basados en la web.
Qualifications
• Requerida Enseñanza secundaria (o equivalente) con 3 años de experiencia relevante O Título de licenciatura/grado (o equivalente) en cualquier disciplina con 0 años de experiencia relevante.
