Overview
Le/la Chargé.e RH et administration a la charge de l’ensemble des missions liées au Recrutement pour la base de DRC à Adré, gestion administrative et de la gestion de la paie afin de répondre aux besoins des départements techniques support et programme.
Key Responsibilities
- Identifier les besoins prévisionnels en recrutement.
- Appuyer le Manager qui recrute dans la définition de son besoin et des étapes de sélection.
- Reformater/optimiser les annonces de postes à pourvoir et superviser leur publication.
- Superviser et/ou assurer le premier tri des candidatures.
- Assurer l’administration de toutes les phases de sélection et la communication avec les parties prenantes.
- Assurer les feedbacks aux candidats.
- Superviser les demandes de références et authentifier les certificats de travail.
- Superviser la réalisation et/ou rédiger et piloter l’envoi des offres de poste.
- Piloter la demande de réalisation du contrat.
- S’assurer que les comptes-rendus de chaque process de recrutement soient finalisés, signés et archivés.
- S’assurer du suivi de la complétude de chaque dossier de recrutement numérique.
- Assurer un suivi pré-intégration.
- Participer à la rédaction de la politique de recrutement Pays.
- Faciliter le recrutement des journaliers et l’établissement de leur contrat.
- Veiller à ce que toute la documentation relative au processus des recrutements soit archivée.
- Superviser la création et la complétude des dossiers du personnel physiques et numériques des nouveaux collaborateurs.
- Superviser et/ou procéder à la création de la fiche individuelle et du contrat des nouveaux collaborateurs dans HOMERE.
- Superviser la confection des badges DRC des nouveaux collaborateurs.
- Superviser le suivi de la collecte des documents manquants.
- Superviser le suivi des équipements à remettre par la logistique aux nouveaux collaborateurs.
- Superviser le suivi et faire le lien avec les bases concernant les avenants et renouvellements des contrats de travail.
- Procéder aux prolongations de contrats et leur signature.
- S’assurer de la mise à jour hebdomadaire de l’ensemble des dossiers du personnel.
- Superviser le classement des documents RH dans les dossiers du personnel physiques et numériques.
- Gérer de manière autonome la réception et transmission mensuelle des requêtes du personnel.
- Superviser l’archivage électronique des pièces propres à chaque collaborateur.
- Superviser le suivi des vols UNHAS empruntés par les collaborateurs délocalisés.
- Intégrer mensuellement les éléments variables de la paie dans Homère.
- Consolider les PAIR des bases pour le payroll mensuel.
- Edicter les fiches de salaire.
- Superviser et/ou procéder à la fin de contrat des collaborateurs dans HOMERE.
- Procéder à l’édition des documents de fin de contrat.
- S’assurer que tous les équipements prêtés par DRC ont été rendus avant le départ du collaborateur.
- Superviser la vérification et le classement des documents de fin de contrat.
- Superviser la mise à jour et développer l’outil existant de suivi permettant de prévenir les fins de contrats.
- Superviser la mise à jour et développer l’outil existant de suivi des contrats déposés à l’ACFPE.
- Superviser la mise à jour et développer l’outil existant des documents RH propre à chaque collaborateur.
- Participer à la rédaction du rapport mensuel et annuel du département RH.
- Procéder à la réalisation des calculs mensuels liés aux charges sociales.
- S’assurer du paiement auprès des organismes étatiques.
- Réaliser le suivi de la validité des visas et/ou titres de séjour du personnel international.
- Superviser les dossiers de demandes de visa et/ou titres de séjour du personnel international.
- Superviser l’ensemble des démarches auprès des services de l’Immigration.
- Appuyer les équipes pour leurs ordres de mission.
- Suivi des dossiers des formations du personnel national.
- Capitaliser les informations concernant les personnes quittant des postes clefs.
- Identifier les options de candidats à contacter proactivement dans le vivier.
- Participation à la mise à jour d’un tableau de suivi de viviers.
- Isoler les CV potentiellement intéressants pour les besoins de DRC.
- Suivi des recrutements du pool et constitution de la base de données.
- Prendre part active aux réunions de planification et de revue des activités de recrutement.
- Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des recrutements.
- Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels.
- Enumérer les difficultés rencontrées avec les interlocuteurs RH affectés sur les bases et proposer des solutions.
- Participer activement à la rédaction d’une politique de recrutement.
- Travailler en binôme avec les assistants et chargés RH-Admin. des bases sur les besoins en termes des recrutements.
- Veiller à ce que les équipes des bases respectent les procédures et politiques des recrutements de DRC.
- Se conformer et respecter toutes les procédures en vigueur.
- Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC.
- Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur/ manager.
- Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie.
Required Experience
- Minimum 2 ans d'expérience de travail pertinente de préférence avec les ONGI.
- Minimum 2 ans d’expérience dans l’exécution de tâches RH (1 an dans le recrutement).
Qualifications
• Diplôme universitaire, minimum niveau Bac+2 ou BTS en gestion, comptabilité, RH, Administration ou tout autre diplôme similaire.
