Overview
Assistante Grant (YFP) pour Plan International à Bamako, Mali. Le rôle soutient la préparation, le dépôt et le suivi des documents liés aux subventions et partenariats, ainsi que le soutien logistique pour les visites et ateliers.
Key Responsibilities
- Préparation et dépôt de documents liés aux subventions et partenariats, y compris l'initiation des Documents d'Approbation de Financement/Documents d'Accord de Parrainage (FAD/SPADs).
- Préparation des documents pour la recherche de certificats de non-objection.
- Suivi des correspondances « IN » et « OUT » liées aux subventions, mobilisation des ressources et partenariats.
- Documentation des réunions avec les partenaires, y compris la prise de notes et le suivi des points d'action.
- Assistance dans la recherche des demandes d'audience et la coordination logistique des visites et réunions des partenaires.
- Assurer que la plateforme électronique de dépôt de subventions respecte la liste de contrôle et que tous les documents sont enregistrés.
- Assurer que le dépôt physique des correspondances et des documents clés imprimés de subventions soit à jour.
- Création de projets et subventions dans la plateforme de gestion des subventions.
- Assurer la mise à jour de la matrice de suivi de rapports et aider au respect des délais de rapportage.
- Élaboration de calendriers de rapports simplifiés et suivi de leur respect.
- Soumission des rapports approuvés aux NO et aux donateurs si nécessaire.
- Soutien logistique et administratif aux représentants des NOs, donateurs et partenaires en visite.
- Aide à l'organisation de projets et d'ateliers de lancement de subventions, et prise de notes.
- Suivi auprès des départements Finances et Administration pour la récupération des dépenses engagées lors des visites des NOs.
- Effectuer toute autre demande logistique liée aux NOs, partenaires et donateurs.
