Overview
Soutenir le maintien du Système Comptable et Financier pour répondre aux exigences de Plan en matière de dépenses et de rapports financiers, et fournir un soutien à la gestion des avances pour s'assurer qu'elles sont correctement comptabilisées et liquidées.
Key Responsibilities
- Enregistrer les informations dans le système comptable et financier de manière exhaustive.
- Enregistrer les accruals des factures reçues et non encore payées avant la clôture mensuelle du système.
- S'assurer que les paiements soient faits à temps et correctement enregistrés.
- Enregistrer toute écriture de corrections comptables issues des différentes revues financières et comptables.
- Créer les fournisseurs dans SAP.
- Réceptionner toutes les demandes de paiements à traiter par la comptabilité.
- Assurer le premier niveau de revue et vérifier que la documentation est complète.
- Préparer les demandes de paiements (saisie dans le Système) suivant les délais de traitement en vigueur.
- Annuler (estampillé PAYÉ) toutes les pièces comptables et les pièces justificatives pour prévenir la réutilisation.
- Traiter les paiements relatifs aux salaires, congés et toute autre demande de paiement relative au personnel.
- Traiter et assurer les paiements relatifs aux charges sociales et fiscales de bureau au plus tard avant le 30 de chaque mois.
- Préparer les Demandes de réapprovisionnement des comptes bancaires dans les bureaux.
- Préparer le rapport mensuel de la petite caisse et envoyer au CO au dernier jour de chaque mois.
- Préparer la réconciliation du compte orange monnaies et envoyer au CO au dernier jour de chaque mois.
- Assurer l’archivage physique et électronique de toutes les pièces comptables.
- S'assurer que toutes les avances faites aux partenaires, communautés et entités gouvernementales et staffs sont liquidées dans les délais requis et conformément à la procédure.
- Réviser les rapports financiers des Partenaires de Mise en Œuvre et des avances aux staffs.
- Faire la situation des avances précédentes avant de réviser des nouvelles.
- Faire les formations nécessaires en contrôle interne financier auprès du personnel des Partenaires de Mise en Œuvre.
- Renforcer les capacités des partenaires et du staff à améliorer leurs systèmes de contrôle financier interne ainsi que les procédures de Plan International Mali.
- Apporter un soutien aux partenaires de mise en œuvre dans la compréhension et le respect des politiques et procédures.
- Préparer et partager la situation des avances aux staffs et partenaires toutes les deux semaines dans le but d’assurer leurs suivis.
- Informer son superviseur à temps de toutes les avances en retard de justification pour que les actions nécessaires puissent être initiées.
- S'assurer de la tenue correcte des registres d’avance (avance de voyage).
- S'assurer du reversement a la banque des reliquats d’avances reçues des staffs et partenaires dans les délais.
- Assurer le paiement des activités du projet (perdiem, etc.) et liquidation de l'avance selon la politique de Plan International Mali.
- Participer aux clôtures périodiques (mensuelles et annuelles) des opérations dans le SAP.
- Participer aux opérations comptables et financières de clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle de SAP.
- Appuyer à la facilitation des audits (externe et interne).
- Contribuer à la production des rapports financiers périodiques (Partner Report).
- Produire les états de rapprochement bancaire de son bureau et s’assurer de l’absence de suspens bancaires.
- Produire les rapports de compte de bilan de son bureau et s’assurer de la régularisation des charges constatées d’avances avant la clôture de chaque période.
- Préparer mensuellement le rapport financier ou BVA de tous les projets de son bureau ou PIIA.
- Produire mensuellement le rapport des avances et leurs liquidations et réconciliations.
