Overview
L'Associé(e) Exécutif(ve) assure le bon fonctionnement du bureau du Représentant Résident, la confidentialité, le respect des procédures de protocole, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais. L'objectif principal est de garantir un fonctionnement fluide et efficace du bureau du RR, en facilitant la coordination des activités, la gestion des communications et le suivi des engagements.
Key Responsibilities
- Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du RR
- Maintenir les calendriers des superviseurs, gérer les contacts avec des visiteurs de haut rang, organiser des rendez-uns et des réunions, si nécessaire prendre des minutes.
- Préparer des documents d’information de haute qualité et de la correspondance pour la signature du superviseur, en assurant le suivi si nécessaire.
- Coordonner la préparation des visites de haut niveau et aider aux mécanismes de gestion des réunions régulières.
- Assurer la provision de soutien en communication efficace au bureau
- Liaison efficace avec les principaux partenaires et homologues ainsi que les fonctions de soutien des agences de l’ONU.
- Coordonner le flux d’informations au sein du bureau et suivre les fichiers en circulation.
- Faciliter la construction et la gestion des connaissances au sein du bureau
- Compiler et préparer des documents de présentation, des discours et des documents pour les réunions et les missions.
- Le titulaire accomplit d'autres fonctions dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation
Required Experience
- Minimum de 6 ans (avec le diplôme d’etudes secondaires) ou 3 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans l’administration, la gestion de bureau ou un domaine connexe est requise.
- Une expérience des processus administratifs du PNUD est un atout.
- Une expérience dans une organisation internationale est souhaitable
Qualifications
- Un diplôme d’enseignement secondaire (Baccalauréat) est requis.
- OU Un diplôme universitaire (licence) en administration des affaires, administration publique ou un domaine connexe sera dument pris en considération mais pas un requis.
