Overview
El/la Asistente de Servicios de Soporte brindará apoyo administrativo y operativo a la oficina de Ocaña y la base de Aguachica, con énfasis en gestión de compras, logística e inventarios, y soporte transversal a otras áreas.
Key Responsibilities
- Acompañar la ejecución de procesos de adquisición de bienes y servicios.
- Elaborar y archivar documentación de compras.
- Asegurar el cumplimiento de procedimientos logísticos y de compras.
- Verificar entregas físicas de bienes.
- Asegurar seguimiento a entregas pendientes, devoluciones y reclamos con proveedores.
- Apoyar pagos a proveedores y verificar consistencia entre facturas y lo recibido.
- Registrar y mantener actualizado el inventario de bienes y activos.
- Participar en verificaciones físicas y rotulaciones de activos.
- Acompañar gestiones menores de compras directas.
- Apoyar la ejecución del plan de compras anual y dar seguimiento a requisiciones.
- Realizar solicitudes logísticas para eventos, reuniones y desplazamientos.
- Apoyar en gestiones relacionadas con hospedaje, transporte y logística para personal y actividades de campo.
- Brindar apoyo básico en finanzas.
- Apoyar en tareas administrativas de RRHH.
- Gestionar actividades administrativas generales.
- Apoyar en la organización del archivo físico y digital.
- Coordinar la reserva de espacios para reuniones o actividades.
- Apoyar la entrada de datos y procesos en DRC Dynamics.
- Apoyar el control del uso y consumo de combustible de los vehículos.
- Hacer seguimiento a mantenimientos técnicos y registros de uso.
- Apoyar con la actualización de reportes de movilidad del personal en campo.
Required Experience
• Experiencia mínima de 1 año en cargos similares, preferiblemente en organizaciones humanitarias.
Qualifications
- Formación técnica o tecnológica en áreas administrativas, logística, comercio, o afines.
- Dominio avanzado de herramientas ofimáticas es esencial.
