Overview
Coordonner la gestion des subventions et assurer la conformité aux exigences des bailleurs, tout en consolidant les rapports et en gérant la documentation.
Key Responsibilities
- Coordonner le processus global de gestion des subventions.
- Veiller au respect strict des exigences des bailleurs en matière de reporting, suivi opérationnel et gestion financière.
- Assurer les traductions français/anglais et anglais français des rapports et/ou dans la relecture de documents.
- Assurer le suivi efficace des subventions et contrats en cours et assurer le bon déroulement du PCM.
- Développer les amendements, extensions, modifications de budgets et autres requêtes bailleur.
- Préparer les briefings bailleur et appuyer la préparation des visites de suivi.
- Gérer les processus contractuels entamés ou à lancer de réalignements budgétaires, de demandes de modifications, des révisions et des avenants au contrat.
- Soulever de manière proactive les problèmes de conformité potentiels aux équipes de coordinations et tenir le Grants Coordinator informé de toute incapacité prévue de respecter les obligations contractuelles.
- Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des réglementations et des procédures des bailleurs et développer ces connaissances parmi les membres des programmes et des opérations.
- Assurer la collecte, la révision et la consolidation des rapports narratifs mensuels et trimestriels.
- Appuyer la rédaction les rapports bailleurs, et améliorer leur qualité jusqu’à leur validation et soumission par le siège, dans le respect des échéances fixées.
- Coordonner avec les équipes finances pour consolider les rapports financiers.
- S’assurer de la qualité, de l’exactitude et de la cohérence des données transmises par les ONG membres.
- Gérer la base documentaire grants : contrats, annexes, rapportages, correspondances officielles de toutes les subventions du portefeuille IRC Niger.
- S’assurer que tous les rapports et propositions finaux sont téléchargés dans le dossier approprié sur le serveur public.
- Mettre à jour le grant tracker du consortium et alerter sur les échéances critiques.
- Assurer la gestion de l'information grâce à la mise à jour régulière des dossiers de subventions, la mise à jour de la documentation interne de l'IRC relative au rapportage et d'autres outils du Grants Office, et participer à la coordination et la préparation de documents et de fichiers pour les audits internes et externes.
- Partager avec tout le staff IRC, les documents liés aux subventions (propositions de projet, rapports, budget, etc.) liés aux différents programmes.
Required Experience
- Minimum 2 ans d’expérience en gestion de subventions humanitaires (dont au moins 1 an en consortium).
- Expérience en coordination de multiples ONG, en particulier avec des partenaires nationaux.
- Familiarité avec les contrats de subvention et les réglementations des principaux bailleurs américains (OFDA, FFP, BPRM, CDC), européens (DFID, ECHO, Europe Aid, Coopération suisse, Sida), et des Nations Unies (UNHCR, UNICEF, OIM).
Qualifications
Master ou Licence en relations internationales, action humanitaire, gestion de projet ou équivalent.
