Overview
Le poste de Chauffeur, Commis au Protocole et à la Logistique soutient les Bureaux du PNUD au Sénégal dans la fourniture de services rapides aux clients, en assurant des services de conduite fiables et sûrs, en gérant les dispositions protocolaires et en apportant un soutien aux tâches logistiques et administratives.
Key Responsibilities
- Fournir des services de transport fiables et sûrs au Représentant résident, aux autres fonctionnaires et visiteurs des Nations Unies.
- Assurer le transport du représentant résident / Manager du Hub sous régional ou d'autres visiteurs ou fonctionnaires des Nations Unies, en respectant les protocoles en vigueur.
- Accueillir le personnel officiel et les visiteurs à l'aéroport et les aider à régler les formalités de visa et de douane si nécessaire.
- Conduire de manière sûre et sécurisée, conformément aux normes du PNUD et au code de la route local.
- Être responsable de la sécurité du transport du personnel du PNUD en toute circonstance.
- Réaliser l'entretien quotidien du véhicule attribué, vérifier l'huile, l'eau, la batterie, les freins, les pneus, etc., effectuer des réparations mineures et organiser d'autres réparations, l'entretien régulier et assurer le bon fonctionnement et la propreté du véhicule, enregistrer les déplacements officiels, le kilométrage quotidien, les consommations d'essence, les vidanges d'huile, les graissages, etc.
- Assurer la ponctualité et maintenir le véhicule en parfait état de fonctionnement, y compris le nettoyage intérieur et extérieur, les vérifications régulières et la planification des entretiens.
- S'assurer que les règles du PNUD sont respectées en cas d'implication dans un accident.
- Assurer un soutien efficace en matière de protocole et de logistique.
- Contribuer à l'organisation des dispositions protocolaires pour les visites officielles et les événements, en coordination avec les services concernés.
- Élaborer des briefs et mener des débriefings pour le personnel international des agences du PNUD et des Agences sœurs, en offrant des conseils personnalisés et un soutien administratif pour traiter des questions spécifiques liées au protocole.
- Fournir les directives et les appuis nécessaires sur les questions d’obtention des visas, cartes diplomatiques et de permis de séjour au Sénégal et Aider au traitement des visas et cartes diplomatiques auprès du ministère des Affaires étrangères, des ambassades, etc.
- Obtenir les autorisations de voyage en dehors du lieu d'affectation, aider le personnel dans les enquêtes sur les taxes douanières si nécessaire.
- Coordonner le dédouanement des marchandises en préparant les documents administratifs et en assurant le suivi auprès des douanes et des autorités nationales afin de garantir la mainlevée des marchandises dans les délais impartis.
- Gérer la logistique relative au chargement et au déchargement des marchandises, en veillant à la bonne tenue des registres et au respect des politiques du PNUD.
- Distribuer et collecter le courrier et les documents, et assumer d'autres tâches de messagerie.
- Gestion et traitement du Pouch.
- Assister l'équipe chargée des achats et de l'administration dans les tâches administratives, notamment le classement, la photocopie et la saisie de données, selon les besoins.
- Tenir à jour les dossiers et registres relatifs aux activités logistiques et protocolaires à des fins d'audit et de reporting.
- Veiller au respect des règles, des règlements et des normes de contrôle interne du PNUD dans toutes les activités liées à la conduite, au protocole et à la logistique.
- Préparer et soumettre en temps voulu des rapports sur l'utilisation des véhicules, la consommation de carburant et les activités logistiques au supérieur hiérarchique compétent.
- Surveiller et faire respecter les normes de sûreté et de sécurité conformément aux politiques du PNUD.
- Maintenir la confidentialité des informations sensibles liées aux déplacements et aux conversations.
- Agir en tant que staff du PNUD lors des déplacements, en faisant preuve de courtoisie et de professionnalisme.
- Les tâches supplémentaires peuvent inclure l'aide à la gestion des valises diplomatiques, aux achats, à l'organisation d'ateliers et à d'autres tâches administratives.
- Identifier, synthétiser et documenter les bonnes pratiques et les enseignements tirés du projet et des partenaires de mise en œuvre.
- Accomplir d'autres tâches relevant du profil de poste du titulaire, telles qu'elles lui sont confiées et jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l'Organisation.
Required Experience
- Au minimum 4 ans (avec une formation secondaire) ou 1 an (avec un diplôme de Licence) d'expérience à des postes à responsabilités croissantes dans les domaines de la conduite, de la logistique et du soutien administratif.
- Expérience et bonne connaissance des règles de sécurité routière, de l'entretien des véhicules et des normes protocolaires est souhaitable.
- Avéré(e) capacité à préparer et à gérer les documents logistiques et à assurer la correspondance avec les autorités nationales pour le dédouanement des marchandises est souhaitable.
- Expérience et connaissance des règles, des règlements et des processus de contrôle interne du PNUD constitue un atout est souhaitable.
- Connaissances de base en informatique et maîtrise des logiciels bureautiques courants (MS Word, Excel, etc.), ainsi que capacité à utiliser des systèmes de gestion en ligne et des outils électroniques de journalisation, de gestion de fichiers et/ou de planification est souhaitable.
- Expérience et La connaissance des protocoles et des exigences en matière de sécurité constitue un atout.
Qualifications
- Une Education Secondaire est requise.
- Ou Un Diplôme Universitaire (Licence) Administration des Affaires, Administration Publique, Sciences Sociales, Gestion, Finance ou équivalent sera dument pris en considération, mais n'est pas un requis.
- Une formation professionnelle complémentaire ou une certification dans les domaines de la conduite, de l'entretien des véhicules, du protocole ou de la logistique est souhaitable.
- Permis de conduire requis.
