Overview
Assurer un soutien efficace à la gestion des ressources humaines, aux opérations administratives, aux obligations légales, sociales et fiscales, ainsi qu'à la coordination des relations institutionnelles de l'organisation.
Key Responsibilities
- Assurer la réception, le traitement et le suivi des documents administratifs nécessitant des visas, autorisations ou validations auprès des autorités compétentes.
- Représenter l'organisation auprès des administrations publiques et organismes parapublics.
- Assurer le suivi des dossiers soumis aux services gouvernementaux.
- Maintenir des relations de travail positives avec les autorités locales et les partenaires clés.
- Participer aux réunions de coordination inter-agences.
- Communiquer régulièrement à la hiérarchie les informations pertinentes issues de ces réunions.
- Appuyer les opérations bancaires.
- Assurer la bonne gestion et le suivi des opérations liées aux comptes bancaires.
- Assurer l'archivage systématique électronique et physique de tous les documents RH.
- Appuyer les processus de recrutement.
- Participer au processus d'intégration des nouveaux employés.
- Assurer les déclarations des mouvements des travailleurs auprès de l'ONEM, de la CNSS et dans les délais légaux.
- Servir de point focal entre l'organisation, les employés et la CNSS.
- Appuyer les initiatives liées au bien-être du personnel.
- Maintenir à jour les dossiers administratifs du personnel.
- Assurer la confidentialité des informations relatives aux employés.
- Fournir un soutien administratif à l'équipe RH.
- Préparer et soumettre dans les délais les déclarations mensuelles et périodiques relatives à la CNSS, l'INPP, l'ONEM, l'IPR et toute autre obligation légale applicable.
- Assurer le suivi des paiements et des réconciliations avec les organismes concernés.
- Préparer et soumettre le bilan social annuel.
- Préparer et soumettre la situation annuelle de la main-d'œuvre nationale.
- Assurer une veille légale et réglementaire.
- Assurer la gestion et la distribution des bons de soins aux employés et à leurs ayants droit.
- Veiller au respect des procédures médicales internes.
- Servir de point focal entre l'organisation et les établissements de santé partenaires.
- Veiller à l'application des tarifs négociés.
- Réceptionner, vérifier et traiter les factures médicales.
- Préparer les demandes d'achat relatives aux prestations médicales.
- Assurer un suivi efficace des dossiers médicaux administratifs.
- Organiser l'accueil des visiteurs de l'organisation.
- Assurer les réservations d'hébergement auprès des hôtels partenaires.
- Assurer le suivi des carnets de bord de véhicule.
- Collaborer avec les fournisseurs pour les besoins administratifs et logistiques.
- Apporter un soutien logistique aux activités de la coordination de la zone.
Required Experience
Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans l'administration, les ressources humaines, la liaison institutionnelle ou la gestion sociale ou la conformité légale. Expérience préalable dans une ONG nationale ou internationale souhaitée. Expérience démontrée dans les relations avec autorités provinciales et locales.
Qualifications
Licence (Bac+3) en Gestion des Ressources Humaines, Administration, Droit, Gestion des Entreprises, Relations Internationales ou domaine connexe.
