Overview
Appuyer l'Unité SRH afin de renforcer l'efficacité de la coordination, de la planification, de la gestion administrative et opérationnelle.
Key Responsibilities
- Assurer la rédaction, la mise en forme, la saisie et la finalisation des correspondances administratives, des notes, des rapports et de tout autre document de l'Unité Santé Reproductive (SRH).
- Rédiger les correspondances courantes à partir des orientations des chargés de programme et assurer leur suivi jusqu'à leur transmission aux destinataires.
- Gérer efficacement le circuit des correspondances entrantes et sortantes du Bureau du Représentant Adjoint, en veillant au respect des délais de traitement.
- Préparer les dossiers de correspondance conformément aux procédures en vigueur et les soumettre pour validation et signature auprès des superviseurs concernés et du Représentant.
- Assurer un système de classement physique et électronique fiable, permettant une conservation sécurisée et un accès rapide aux documents du programme.
- Organiser l'archivage périodique des dossiers administratifs et techniques conformément aux politiques de gestion documentaire de l'UNFPA.
- Veiller à la confidentialité et à la protection des informations et documents traités dans le cadre des activités de l'Unité SRH.
- Assurer le suivi administratif de la gestion des Plans de Travail Annuel (PTA) afin de contribuer à leur mise en œuvre dans les délais prévus (FT, Eface, listes de transaction).
- Coordonner la planification des rendez-vous, réunions et autres engagements au sein de l'Unité SRH, ainsi que les principales activités de l'unité.
- Assurer l'organisation logistique et administrative des réunions, ateliers, missions, revues de programme et autres événements de l'Unité SRH.
- Préparer les dossiers de réunion, élaborer les ordres du jour en collaboration avec les équipes concernées, assurer la prise de notes et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions.
- Appuyer la préparation et le suivi des retraites institutionnelles, revues périodiques et réunions de coordination du Bureau.
- Maintenir à jour une base de données des contacts institutionnels comprenant les représentants du Gouvernement, des agences des Nations Unies, des partenaires techniques et financiers, des ONG, des projets et autres parties prenantes.
- Préparer, finaliser et assurer le circuit de validation des mémorandums internes, notes de service et autres documents administratifs de l'Unité SRH.
Required Experience
Au moins cinq (5) années d'expérience dans l'appui administratif et opérationnel de programmes de développement. Expérience dans une agence des Nations Unies ou une organisation internationale constituant un atout important. Expérience dans l'organisation d'ateliers, missions et réunions.
Qualifications
Diplôme universitaire (minimum Bac+3) en Administration, Gestion, Secrétariat de direction, Management, Gestion de projets, Economie, Santé publique ou domaine équivalent.
