Overview
Asociada(o) de Logística - Gestión de Fondos supporting specialized support functions and/or supervising staff in implementing standard processes and activities related to supply chain and logistics to enable the effective delivery of goods and services.
Key Responsibilities
- Prestar apoyo especializado a las operaciones y actividades de logística, aplicando procesos estándar y contribuyendo, directa o indirectamente, el suministro efectivo de asistencia alimentaria a los beneficiarios.
- Coordinar las solicitudes y velar por que los pedidos y las entregas de productos y suministros a los asociados y los destinos autorizados se efectúen de manera oportuna.
- Gestionar las actividades de logística relacionadas con la contratación de proveedores, incluidos el seguimiento y la medición del desempeño.
- Prestar apoyo al acopio de información de mercado y evaluar a los proveedores (p. ej., los transportistas y los minoristas) para contribuir al proceso de selección de los mismos.
- Identificar y resolver las consultas y solicitudes de apoyo especializado, y formular recomendaciones al respecto, usando su espíritu de iniciativa y aplicando procesos estándar, para garantizar la resolución oportuna y correcta de las consultas, con una marcada orientación a prestar al cliente servicios de excelencia.
- Ocuparse de la preparación, el seguimiento y la revisión del presupuesto en todas las modalidades de ejecución, garantizando la adherencia a los procedimientos pertinentes y la conformidad con las normas institucionales.
- Hacer el seguimiento de los procesos de gestión del inventario para seguir las tendencias y dar cuenta del estado del inventario desde la fuente de abastecimiento hasta el beneficiario.
- Prestar apoyo a la supervisión de la calidad e integridad de los datos relativos a la contabilización de los productos.
- Analizar la cartera de operaciones y contribuir a las evaluaciones y la planificación operacional en todas las modalidades de ejecución, para garantizar que se tengan en cuenta las necesidades de la cadena de suministro.
- Gestionar la tramitación de la documentación para la ejecución de las operaciones de logística (p. ej., despacho aduanero, verificación de facturas) y tomar las medidas adecuadas para resolver los problemas operacionales, remitiendo las cuestiones complejas al supervisor.
- Llevar a cabo una labor de investigación, recopilación de datos y análisis, producir informes (p. ej., los destinados al Comité sobre productos, transporte y seguros (CCTI), informes normalizados sobre los proyectos, informes de cierre financiero, inventarios físicos o informes sobre el rendimiento del transporte) y garantizar la precisión de la información contenida en los sistemas institucionales para hacer posible la toma de decisiones informadas.
- Mantener el contacto con los interesados internos y externos para sostener la gestión de las operaciones de logística y contribuir a la prestación efectiva de los servicios.
- Supervisar el trabajo del personal de apoyo, proporcionándole asesoramiento práctico y orientación, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se alcancen de conformidad con las normas y los plazos convenidos para todas las modalidades de asistencia.
- Prestar apoyo a las actividades logísticas de preparación y respuesta en emergencias, incluida la actualización de las evaluaciones de la capacidad logística y los planes para imprevistos, con el fin de respaldar la respuesta del PMA en situaciones de emergencia.
- Elaborar informes mensuales de seguimiento presupuestario (disponibilidad de fondos, brechas, patrones de gasto y obligaciones no comprometidas).
- Preparar informes analíticos periódicos de Food Transfer Cost (FTC).
- Gestionar las reservas de fondos (Fund Reservations - FRs) de la Unidad de Supply Chain.
- Apoyar la creación y mantenimiento de Transport Purchase Orders (TPO) en WINGS.
- Apoyar la creación y mantenimiento de Service Entry Sheets (SES) en WINGS.
- Asegurar la presentación oportuna de facturas y reclamos por parte de los proveedores de servicios.
- Apoyar el procesamiento y conciliación de facturas de proveedores sustentadas en contratos válidos.
- Comunicar y dar seguimiento a facturas con inconsistencias para su corrección.
- Garantizar el archivo adecuado de facturas, contratos y documentación relacionada con la gestión de fondos y facturación logística.
Required Experience
Mínimo de 6 años de experiencia relevante en logística, gestión de fondos. Experiencia en el mantenimiento de sistemas institucionales y en ejecutar consultas sobre los envíos en curso, información sobre la cadena de suministro, reclamaciones de seguros y existencias de alimentos. Experiencia en administración de contratos de proveedores externos de servicios. Experiencia en compilar documentación de contratos. Experiencia en ejecución de contratos. Experiencia en seguimiento de presupuestos y elaboración de informes al respecto. Deseable: Experiencia en el SNU
Qualifications
Finalización del ciclo de educación secundaria. Certificado de educación postsecundaria en la esfera funcional correspondiente. Se valorará formación universitaria en Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Finanzas, Logística, Cadena de Suministro o carreras afines. Deseable capacitación o conocimientos en: Gestión y control presupuestario. Análisis financiero y elaboración de reportes. Procesamiento y conciliación de facturas. Gestión de fondos (Fund Reservations). Sistemas ERP, preferiblemente SAP/WINGS. Gestión de órdenes de compra (PO/TPO) y Service Entry Sheets (SES).
