Soutenir l'efficacité de la prestation quotidienne de services spécialisés, axés sur la satisfaction des autres collaborateurs et d'un bon rapport qualité-prix, dans le cadre du portefeuille de services de gestion.
Assurer la gestion administrative et opérationnelle des actifs, des fournitures de bureau, des voyages officiels et des activités protocolaires. Collecter, consolider et analyser les données relatives aux actifs, aux fournitures, aux déplacements et aux dépenses. Traiter les opérations courantes liées à l’acquisition de fournitures, à la gestion des actifs, aux réservations de voyages, aux remboursements de frais et aux services administratifs connexes. Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques. Servir de premier point de contact pour les demandes internes. Participer à l’amélioration continue des procédures. Utiliser les outils numériques et les systèmes de gestion. Fournir un appui administratif et logistique dans l’organisation des missions officielles, des visites de délégations et des initiatives interagences. Assurer la coordination avec les services internes, les fournisseurs, les agences de voyage, les autorités administratives et les autres partenaires externes. Fournir des orientations et un soutien technique au personnel concerné. Participer aux activités de préparation et de réponse aux situations d’urgence.
Minimum 05 années d’expérience requis dans les domaines ci-dessous : Expérience pertinente en administration/gestion des services (actifs, voyage et/ou protocole) au sein d’une organisation de taille comparable ; expérience en milieu onusien souhaité. Expérience des processus de voyage, du protocole et de liaison avec les autorités (visas, titres de séjour, notes verbales). Soutien au personnel en lui fournissant des conseils et des orientations. Expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels. Bonne compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion du PAM ou des Nations Unies ; à défaut, forte capacité d’apprentissage.
Baccalauréat, un certificat d’études post-secondaires dans le domaine de l’administration, de la gestion ou des finances serait un atout.
