Overview
L’Assistant Administratif et Financier apporte une contribution substantielle à la gestion administrative et financière du Programme de UNFPA au niveau des régions d’intervention de l’axe Sud - Est notamment Tambacounda et Kédougou.
Key Responsibilities
- Appuyer la Gestion Administrative et Financière des activités des Plans de Travail Annuels PTAs de ses régions d’intervention conformément aux dispositions du HACT et du NEX.
- Garantir l’assurance qualité des opérations financières réalisées au niveau des Directions Régionales de la Santé de l’axe Sud - Est (Tambacounda et Kédougou).
- S’informer régulièrement sur les procédures financières, administratives applicables dans le cadre de la mise en œuvre des Plans de Travail Annuels (PTA).
- Appuyer les partenaires d’exécution à la préparation des demandes trimestrielles d’avance de fonds et veiller à la complétude, à la qualité et au respect des délais des rapports trimestriels.
- Appuyer à renforcer les capacités en gestion financière et administrative des partenaires d’exécution et en particulier des gestionnaires des Directions Régionales de la Santé et des Districts Sanitaires.
- Appuyer les partenaires à l’élaboration des rapports de dépenses et des détails budgétaires des activités des PTAs.
- Vérifier les rapports de dépenses et les détails budgétaires des activités des autres partenaires d’exécution.
- Faire le suivi pour l’élaboration des réconciliations bancaires mensuelles des Directions Régionales de la Santé et des autres partenaires des régions d’intervention.
- Appuyer l’enregistrement des dépenses, demandes d’avance de fonds et pièces jointes dans le GPS.
- Identifier les besoins en renforcement de capacité en gestion administrative financière des partenaires d’exécution et proposer des réponses appropriées.
- Contribuer au renforcement des capacités au niveau régional et district lors des missions de suivi financier.
- Faciliter et participer (en cas de besoin) aux missions de suivi des Coordonnateurs des projets, des Coordonnateurs de Projets régionaux et des autres collègues de UNFPA.
- Assurer le suivi continu de l’exécution financière des partenaires d’exécution ainsi que des OFAs (montants non encore justifiés par le partenaire d’exécution) et rendre compte trimestriellement à l’UNFPA.
- Elaborer un rapport trimestriel de suivi financier des partenaires d’exécution de l’axe Sud.
- Faire une analyse de l’exécution financière des PTAs en lien avec les activités réalisées.
- Appuyer l’acheminement des pièces justificatives et rapports de qualité des districts vers les Directions Régionales de la Santé.
- Appuyer l’organisation de missions trimestrielles de Spot Check et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations.
- Préparer et faciliter les missions annuelles d’audit Nex au niveau des régions d’intervention.
- Assurer un suivi régulier de la situation et de l’utilisation du matériel et de la logistique mise à la disposition des Partenaires d’Exécution (à intégrer comme point dans toutes les missions organisées sur le terrain).
- Appuyer la Gestion Administrative et Financière des activités des PTAs des Partenaires d’exécution des régions d’intervention.
- Participer à l’élaboration et à l’exécution budgétaire des partenaires d’exécution des régions d’intervention.
- Appuyer les partenaires d’exécution dans le traitement des avances de fonds trimestriels effectuées dans le GPS.
- Appuyer les partenaires d’exécution dans la mise en place et le maintien d’un système de classement fiable en particuliers les pièces justificatives et les instruments de paiement.
- Appuyer les réconciliations de carburant en partageant avec l’équipe des Opérations basée au niveau central, sur une base mensuelle, les factures de carburant du véhicule de l’équipe régionale.
- Assurer la gestion administrative du véhicule affecté à l’équipe régionale en s’assurant que les documents administratifs sont renouvelés dans les délais et que les entretiens et maintenance sont effectués en temps opportun.
- S’assurer que toutes les pièces justificatives du trimestre passé sont disponibles, conformes et bien classées au niveau des partenaires d’exécution.
- Appuyer les partenaires d’exécution à l’élaboration des détails budgétaires des activités des PTAs à l’occasion de chaque demande d’avances de fonds.
- Assurer le suivi des comptes bancaires des partenaires d’exécution et veiller à l’élaboration des rapprochements bancaires mensuels ainsi qu’au reversement des reliquats de fonds en fin d’année.
- Accompagner les Directions Régionales de la Santé des régions d’intervention dans l’enregistrement de toutes les opérations dans le journal de banque.
- Effectuer l’inventaire physique des équipements des structures des régions d’intervention en collaboration avec le personnel des partenaires d’exécution.
- Appuyer l’acheminement des équipements médicaux achetés pour les Directions Régionales de la Santé d’intervention.
- S’assurer que toutes les pièces justificatives du trimestre passé sont disponibles, conformes et bien classées au niveau des Directions Régionales de la Santé d’intervention.
- Apporter un appui conseil aux Directions Régionales de la Santé dans les processus et procédures d’acquisition des biens et services au niveau local.
- Apporter un appui conseil dans la Gestion Administrative, Logistique et Financière des ateliers et séminaires organisés par les Directions Régionales de la Santé.
- Exécuter toutes autres tâches que le Directeur des Opérations, le Coordonnateur du Programme Canada/ Luxembourg et les Coordonnateurs de Projets Régionaux jugeront nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
- Collaborer avec l’équipe des Opérations dans l’élaboration des dossiers opérationnels régionaux.
- Accomplir toutes autres taches jugées utiles en lien avec le programme au niveau régional.
Required Experience
- Expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans dans le domaine des Finances, de la gestion, de l’administration et de la comptabilité dans le secteur public ou privé ;
- Une bonne connaissance de la Gestion axée sur les résultats
- Une bonne expérience (> 1 an) de la gestion administrative et financière des programmes et projets du Système des Nations Unies, notamment de UNFPA et des Organisations Internationales
- Une bonne connaissance de l’organisation du secteur de la santé
- Une bonne connaissance du travail sur le terrain
- Capable et apte à faire des missions périodiques sur le terrain
Qualifications
Un diplôme de l'enseignement secondaire complet est requis. Le BAC et un diplôme universitaire et/ou une spécialisation en Finances, Gestion Financière, Comptabilité ou dans une discipline similaire est souhaitable.
