Overview
Le coordonnateur des achats est chargé de veiller à ce que Plan International TCHAD acquiert les biens, services et travaux nécessaires dans le délai requis pour la mise en œuvre de ses projets et programmes. Le rôle a une portée nationale en matière de la gestion des achats.
Key Responsibilities
- Coordonner la mise en place du plan annuel d'approvisionnement.
- Assurer la consolidation des plans annuel d’approvisionnement pays et en sortir une stratégie d’achat pays.
- Assurer le suivi et rapportage mensuel des plans d’achats des différents bureaux terrains.
- Conduire une analyse trimestrielle approfondies de la mise en œuvre du plan d’achat consolidé pays.
- Orienter, supporter et assister les chefs des projets/département dans l’élaboration des plans d’achats.
- S’assurer que toutes les demandes d’achat reçues ont les approbations nécessaires.
- Suivre les processus de consultation et de collecte des offres.
- S'assurer que tous les fournisseurs à consulter proviennent de la liste des fournisseurs approuvés.
- Comparer les offres des différents fournisseurs et faire les recommandations pertinentes.
- Gérer le processus d’appel d’offre national et international.
- Assurer le briefing des membres du comité d’appel d’offre.
- Participer à l'élaboration des contrats.
- Veiller à ce que des clauses protectrices de Plan international sont incluses dans les contrats.
- S’assurer que le contrôle antiterroriste sont effectués avant toute première contractualisation.
- S'assurer que les produits sont livrés en temps voulu et en conformité aux demandes.
- Assurer des négociations conduisant à garantir les prix, les délais de livraison et les conditions de paiements favorables.
- Assurer les contrôles nécessaires lors des approbations de bons commandes.
- Coordonner le processus de mise en place/renouvellement de la liste de fournisseurs préqualifiés.
- Communiquer la liste des fournisseurs préqualifiés.
- Coordonner les évaluations annuelles de performances des fournisseurs.
- S’assurer que les dossiers/classeurs fournisseurs sont en place et tenus à jour.
- Créer et maintenir des canaux officiels de communication avec les fournisseurs.
- Prendre de disposition pour résoudre les divergences de prix et de conditions de facturation.
- Conduire des formations périodiques sur les procédures, politiques, outils d’achat.
- Conduire les inductions des nouveaux staffs sur les procédures et outils d’achat.
- Veiller à ce que l'ensemble du personnel soit informé des documents requis lors de l'élaboration des contrats.
- Faire le suivi avec les Supply Chain officer des PIIA la mise à jour du Procurement Plan et du LTA Tracker.
- Tenir à jour le tableau de suivi des achats du bureau coordination et faire les analyses et partages périodiques.
- S’assurer que la performance du pays en terme de qualité des données SAP procurement sont au standard.
- Assurer un système d’archivage électronique et physique cohérent et sécurisé de tous les dossiers d’achat soumis aux paiements.
- Supervise, encadre et accompagne l’équipe achat sous sa responsabilité.
- Adhérer à toutes les règles et réglementations pertinentes.
- Mettre en œuvre toutes les activités/actions pertinentes liées à l’approvisionnement.
- Mettre en œuvre toutes les autres activités requises par le Supply Chain Manager et le chef des opérations.
- S'assurer que les politiques globales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et l'égalité des sexes et l'inclusion sont pleinement intégrées.
Required Experience
- 5 ans d'expérience pratique dans un poste similaire, dont la plupart devraient de préférence provenir du secteur humanitaire/ONG.
- Expérience dans un environnement similaire avec une échelle significative de gestion de la logistique et des achats à l'échelle nationale.
- Expérience antérieure dans la gestion et le développement d'équipes.
- Connaissance et expérience de la gestion de projet.
- Solides compétences techniques en chaîne d'approvisionnement avec une expérience significative dans la direction de chaînes d'approvisionnement sur plusieurs sites.
- Une expérience dans les chaînes d'approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage.
- La formation et le renforcement des capacités seraient un avantage.
- Une expérience dans les chaînes d'approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage.
- Une expérience de travail dans des systèmes et un environnement basé sur ERP.
- Une expérience de travail dans des interventions d’urgence à grande échelle / rapides serait un avantage.
Qualifications
- Diplôme universitaire (du niveau master ou équivalent) en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en gestion et administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Une qualification professionnelle et une affiliation à une institution reconnue d'achat et d'approvisionnement.
