Overview
Coordonner, planifier, suivre et superviser l'ensemble des activités d'un projet financé par le GFFO dans les camps de réfugiés, en assurant une exécution efficace, le respect des exigences contractuelles, la gestion des partenariats et le suivi des résultats.
Key Responsibilities
- Gérer directement l'équipe de projet, en veillant à ce que celle-ci bénéficie du soutien, de l'orientation et de l'information requis pour mettre en œuvre le projet selon des normes élevées.
- Coordonner avec d'autres fonctions afin de s'assurer que l'équipe de projet s'acquitte des tâches requises par le projet dans les délais impartis.
- Être responsable du budget, et gérer directement le budget du projet et contrôler les dépenses.
- En collaboration avec le(s) partenaire(s), contrôler et suivre les résultats, les produits et les activités du projet.
- Assurer la gestion de projet de bout en bout à l'aide de systèmes, notamment les composantes système SAP et MERL.
- Être responsable d'une communication effective de l'avancement du projet, des problèmes qui se posent et des solutions proposées à l'équipe de gestion/de direction du pays (CLT).
- Être responsable de la mise à jour des systèmes de l'organisation (tels que SAP/MERL) et mettre en place des outils appropriés pour gérer les données, pour le rapportage, etc.
- Contribuer à l’initiation de l'idée de projet conformément à la stratégie du pays.
- Identifier les partenaires locaux potentiels du projet.
- Assurer que la conception du projet est réaliste et réalisable.
- Diriger le processus de vérification diligente avec le soutien de l'équipe de partenariat et coordonner les contributions de tous les départements concernés.
- En collaboration avec le(s) partenaire(s), coordonner, à l'aide du plan de mise en œuvre, l'élaboration du champ d'application et de la logique d'intervention du projet en matière de transformation du genre, avec la contribution des conseillers techniques et du BDM ainsi que d'autres départements concernés du bureau pays et de l'unité de programme.
- En collaboration avec les services compétents, analyser le contexte, les résultats du processus de vérification diligente et les risques et contraintes associés et estimer les ressources matérielles, humaines et financières nécessaires (registre des risques, plan de passation des marchés, plan de ressources humaines, budget).
- Mener les activités de prédémarrage du projet.
- Avec l'aide des collègues concernés, confirmer les partenaires potentiels.
- Veiller à ce que les risques liés à la protection des enfants et des jeunes soient pris en compte dans la conception du projet et à ce que les mesures visant à atténuer ces risques soient budgétisées.
- En collaboration avec le(s) partenaire(s), établir ou confirmer la gouvernance du projet (rôles et responsabilités, tolérances du projet et mécanismes de contrôle des changements).
- En collaboration avec le(s) partenaire(s), les collègues et en consultation avec les services compétents, élaborer un plan de mise en œuvre complet et détaillé comprenant au minimum le plan de mise en œuvre, le registre des risques, le registre des problèmes, le plan et le calendrier des achats, le plan des ressources humaines, la matrice des indicateurs de suivi et d'évaluation et les budgets du projet et des partenaires.
- Être responsable du lancement du projet en interne et en externe, en collaboration avec le responsable des programmes d’urgence, les départements MEAL, Finance, HR, Logistique, le département Business Développement, etc.
- Diriger l'équipe de projet pour mettre en œuvre les activités du projet comme convenu dans les documents, les cadres et les calendriers du projet.
- Coordonner avec d'autres services pour s'assurer que le projet bénéficie du soutien technique et des ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs dans les délais impartis.
- En collaboration avec le(s) partenaire(s), superviser et gérer la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation du projet en collaboration avec l'équipe, en analysant les informations et en les comparant aux objectifs et aux calendriers afin de suivre la progression, de détecter rapidement les écarts et de proposer des corrections.
- Être responsable de la gestion quotidienne et de la mise en œuvre du projet en optimisant l'utilisation des ressources logistiques, financières et humaines, conformément aux normes et politiques de Plan International.
- Fournir des rapports à l’ERM après révision technique des Spécialistes et faire la mise à jour sur l'évolution du projet et proposer des corrections si nécessaire.
- En collaboration avec le(s) partenaire(s), surveiller et gérer les risques liés au projet, en documentant la situation et en analysant les conséquences.
- Conformément aux procédures de la chaine d’approvisionnement de Plan et avec le soutien des chefs de département, contrôler et mettre à jour le plan d'approvisionnement du projet et suivre les retards éventuels avec la chaîne d'approvisionnement et les finances afin d'assurer l'efficacité et la détection précoce des écarts et de leurs causes.
- Veiller à ce que le traitement des demandes d'avances et d'autres paiements par le système soit précis et effectué en temps utile.
- Contrôler l'avancement de la mise en œuvre du projet et des dépenses budgétaires et fournir des conseils et un soutien en temps utile sur tout problème majeur de dépassement ou de sous-utilisation des crédits et/ou de retard ou d'écart par rapport aux plans de travail.
- Diriger le processus de réalignement avec l'approbation de la Direction et en respectant les recommandations / tolérances du projet.
- Mettre en œuvre son travail et celui de son/ses partenaire(s) dans la perspective d'obtenir des résultats genre transformateurs, comme indiqué dans la politique d'égalité genre et d'inclusion.
- Veiller à ce que des évaluations des risques en matière de sauvegarde et de PSHEA soient effectuées et à ce que des mesures d'atténuation soient prises pour tout événement impliquant des enfants et des jeunes.
- Être le modèle des valeurs et des comportements de Plan International pour le personnel et le(s) partenaire(s).
- Assurer l'encadrement et la gestion d'une équipe motivée, engagée et performante.
- Veiller à ce que tous les membres de l'équipe soient conscients des objectifs du projet et de leur rôle dans leur réalisation.
- Planifier et répartir les tâches et la charge de travail entre les équipes, en les aidant à comprendre les questions liées au projet grâce à des réunions de travail régulières et à un retour d'information, afin d'assurer un déploiement efficace des ressources et la réalisation des objectifs fixés.
- Assurer la liaison avec les services et les équipes concernés afin que l'équipe de projet reçoive le soutien nécessaire en temps utile.
- Être responsable de l'application correcte des politiques en matière de personnel et de culture et des processus associés (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, développement du personnel et communication interne) afin de garantir à la fois la taille et la quantité de connaissances requises pour les activités dont il/elle est responsable.
- Aider les responsables de projet et les responsables du MERL à contrôler régulièrement les résultats du projet conformément aux cadres de suivi et d'évaluation du projet.
- Veiller au respect total des politiques et directives de Plan international en matière de finances et d'approvisionnement et à l'utilisation des modèles de Plan international.
- Superviser les ressources matérielles du projet mises à disposition afin d'assurer leur utilisation correcte et leur longévité.
- Gérer les relations avec les partenaires du projet en organisant des réunions et des suivis réguliers et en apportant le soutien nécessaire.
- Veiller à ce que le plan de renforcement des capacités des partenaires, le cas échéant, soit respecté et offre un soutien aux partenaires si nécessaire.
- Veiller à ce que le système de collecte de données du CO soit en place pour le projet et en accord avec le partenaire, afin de faciliter le suivi et l'évaluation du projet et de contribuer à la définition de futurs projets potentiels pour la population ciblée, conformément à la politique mondiale de Plan en matière de confidentialité des données.
- Veiller à ce que les politiques globales de Plan International en matière de Sauvegardes des enfants et des jeunes et d'égalité genre et d'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes de mise en œuvre et les lignes directrices applicables à leur domaine de responsabilité. Il s'agit notamment de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités au titre de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les problèmes sont signalés et gérés conformément aux procédures appropriées.
- Renforcer une collaboration et coordination externe les acteurs sectoriels et stratégiques afin de promouvoir les principes humanitaires et surtout la redevabilité dans la mise en œuvre de projet.
- Garder une collaboration interne avec le programme dans l’objectif de mutualiser les ressources, les capacités et les ambitions de valeurs de Plan International.
- En collaboration avec le(s) partenaire(s) et la Direction de Plan International, examiner la réalisation des objectifs et des résultats attendus tout en proposant les mécanismes de clôture et la pérennisation des acquis.
- Assurer que toutes les activités du projet sont finalisées, les achats terminés, tous les paiements effectués et le personnel du projet est transféré vers d'autres projets ou les contrats résiliés conformément à toutes les lignes directrices spécifiques de Plan, aux politiques des donateurs et aux lois locales.
- Diriger l'évaluation finale et assurer la coordination avec les services compétents pour l'évaluation externe et l'audit, le cas échéant.
- Avec l’appui du spécialiste SAP clôturer l'enregistrement du projet dans le système.
- Élaborer la mémoire institutionnelle du projet, conserver des traces écrites (et les classer) de son développement en assurant un archivage approprié et en facilitant la gestion des connaissances de l'organisation, y compris les documents des projets partenaires, conformément à la politique en matière de confidentialité et d'archivage des données.
Required Experience
- 5 ans d’expériences dans la gestion de projet.
- Avoir au moins 2 ans avec les financements GFFO, BMZ ou similaire surtout en protection de l’enfant, le Wash , la violence basée sur le genre et le cash serait un atout majeur.
- Expérience du travail avec des organisations partenaires dans la zone cible.
- Expérience de la gestion de personnes/équipes.
