Executive Assistant [Ouvert aux candidats de Niveaux 0 & 1 & 2]

Overview

L'Assistant(e) Exécutif(ve) assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau de la Représentation, en gérant le flux d'informations, le suivi des délais et des engagements, et en fournissant un soutien administratif de haut niveau.

Key Responsibilities

• Arranger les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail, accueillir les visiteurs et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion ;
• Assurer la saisie des correspondances, documents, compte rendus et rapports dont certains sont de caractère confidentiel ;
• Arranger les formalités de voyage du management et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence ;
• Appuyer la réalisation et le suivi de l’organisation de missions nationales et internationales pour le management, le personnel et certains partenaires ;
• Coordonner le transfert des informations et assurer le suivi des circulaires mises à disposition au sein du bureau ;
• Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises et assurer la circulation des rapports collectés et soumis au Représentant Résident ;
• Participer au réseau d'échanges des connaissances et bonnes pratiques ;
• Développer la pratique de I'ERP Corporate Quantum pour les besoins du poste et au-delà, si nécessaire.

Required Experience

Au moins cinq (05) années d'expériences professionnelles (avec le diplôme d’études secondaires) ou deux (02) ans d'expériences professionnelles (avec un diplôme de Licence) au niveau national ou international dans le domaine de l’assistance administrative de haut niveau et des programmes ; Expérience de gestion des contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, des diplomates, des Chefs d'agences, le Secrétariat des Nations Unies et le Siège est souhaitable ; Maîtrise des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Power point) et dans l'utilisation de systèmes de gestion basés sur le web tels que l'ERP est requise.

Qualifications

Un diplôme de fin d’études secondaires, OU Un diplôme universitaire (Licence) en administration, en gestion, en administration des affaires, en administration publique ou équivalent sera dument pris en considération mais pas un requis. Une formation en secrétariat ou équivalent serait un atout

Other Details