Overview
Le/la Chargé(e) en gestion de l’information administrative apporte un appui essentiel à l’équipe de gestion de fonds du SRF en contribuant à la bonne gestion des flux d’information, à l’organisation documentaire et à l’utilisation efficace des outils numériques du fonds.
Key Responsibilities
- Assurer le suivi quotidien des boîtes emails communes du SRF et mener le tri, réorientation et premier niveau de réponse aux courriels simples.
- Suivre les demandes internes et externes via un tableau de suivi partagé.
- Assurer le classement électronique des documents des partenaires dans SharePoint selon les procédures établies.
- Assurer le suivi régulier des dossiers numériques et vérification de leur complétude.
- Assurer la mise à jour des procédures opérationnelles standard sur l’archivage et la gestion des documents.
- Appuyer au développement du système Grants Management System (GMS).
- Participer à la gestion des données disponibles sur le système en coordination avec l’équipe Grants.
- Contribuer à l'identification d'opportunités d'amélioration des outils, procédures et pratiques de gestion de l’information.
- Participer activement aux retours d’expérience de l’équipe.
- Documenter les bonnes pratiques et difficultés rencontrées dans l’utilisation des outils et systèmes de gestion des subventions.
- Participer à la création ou la mise à jour de supports internes.
- Apporter un soutien ad hoc aux tâches administratives du département des grants et finance.
- Soutenir les traductions et/ou revues des documents du SRF si nécessaire.
Required Experience
- Expérience de l'utilisation de modèles basés sur Excel
- Familiarité avec les systèmes en ligne tels que Sharepoint, PowerApp.
- Une première expérience (stage ou emploi) dans le secteur humanitaire ou développement est un atout ;
- Expérience préalable de Dynamics ou d'un autre système ERP robuste tel que SAP, Oracle, etc.
- Une expérience dans le développement de systèmes techniques est un avantage.
- Expérience de travail avec de grands donateurs institutionnels, tels que FCDO, EU, ECHO, USAID, UNHCR, SIDA et d'autres agences des Nations Unies.
- Une expérience de travail avec des partenaires locaux est un avantage certain.
- Une expérience préalable dans la région du Sahel est un avantage.
Qualifications
Diplôme de niveau licence (minimum) ou équivalent en administration, gestion, sciences sociales, gestion de l’information ou domaine connexe.
