Overview
Asociado/a del Programa de Pequeñas Donaciones para apoyar la implementación diaria del programa/proyecto, asegurando la conformidad con los resultados esperados.
Key Responsibilities
- Contribuir a la implementación diaria del programa/proyecto.
- Asistir en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas.
- Asesorar a los posibles beneficiarios sobre los procesos y directrices de preparación de proyectos.
- Proporcionar apoyo y orientación diarios a los proyectos y sus beneficiarios.
- Asistir en la implementación de proyectos, asuntos relacionados con el mecanismo de resolución de quejas, monitoreo y evaluación.
- Apoyar la organización y preparación de las actas de las reuniones del CDN y otros eventos del PPD.
- Mantener contactos y una relación de trabajo profesional con ONG, instituciones gubernamentales, donantes y otras partes interesadas del PPD.
- Asistir en la presentación de informes regulares.
- Apoyar en el cumplimiento de los requisitos de M&E.
- Redactar memorandos y otros documentos operativos.
- Actualizar y mantener regularmente la base de datos de proyectos del PPD, así como la base de datos de las partes interesadas.
- Apoyar en la elaboración del Informe de Evaluación del Desempeño.
- Proporcionar orientación, revisar y controlar la exactitud de la documentación de respaldo de los informes financieros intermedios y finales de los proyectos.
- Procesar las solicitudes de pago de los beneficiarios y proveedores.
- Mantener la integridad financiera del programa, implementar y monitorear el sistema de contabilidad y las bases de datos del presupuesto operativo del país del PPD.
- Preparar y mantener la tabla y el calendario de desembolso de donaciones.
- Redactar las propuestas de presupuesto administrativo y de proyectos anuales de la oficina de país del PPD.
- Gestión de la cuenta de Caja Chica.
- Ingresar, extraer, transferir datos de Quantum y la base de datos del PPD y producir informes según sea necesario.
- Seguimiento de los arreglos de viaje y los pagos de viáticos.
- Proporcionar otros informes financieros según sea necesario.
- Adquirir suministros de oficina, equipos y mobiliario.
- Gestionar y organizar el trabajo diario de la oficina.
- Establecer un sistema de archivo adecuado.
- Redactar correspondencia y comunicaciones de rutina.
- Proporcionar apoyo administrativo y operativo para la organización de eventos y actividades del PPD.
- Preparar información de antecedentes y documentación.
- Asegurar el flujo de información y la difusión de materiales a todos los interesados.
- Mantener un inventario actualizado de todos los activos físicos.
- Proporcionar apoyo logístico y administrativo a las misiones visitantes.
- Apoyar en la auditoría del proyecto.
- Apoyar activamente en los esfuerzos de gestión del conocimiento, redes de conocimiento y visibilidad del PPD.
- Apoyar en los esfuerzos para el reconocimiento adecuado del PPD en cualquier material de GC y Comunicación producido por los beneficiarios o las partes interesas externas del PPD.
- Facilitar la organización de eventos de promoción del PPD, talleres, diálogos con las partes interesadas y mesas redondas.
- Asistir en la redacción de artículos y publicaciones.
- Participar en eventos con fines de difusión de información del PPD.
- Mantener, actualizar o proporcionar información válida del PPD para el sitio web del PPD, la base de datos global del PPD y el sitio web de la Oficina de País del PNUD.
Required Experience
- Mínimo de seis (6) años (con educación secundaria) o tres (3) años (con título de licenciatura) de experiencia en administración de proyectos o programas a nivel nacional o internacional.
- Experiencia en la gestión de proyectos a nivel territorial con actores comunitarios, pueblos indígenas y ONGs.
Qualifications
- Educación Secundaria (Bachiller en Humanidades) es requisito.
- Estudios universitarios (nivel Licenciatura) en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Ciencias Ambientales o Sociales y/o ramas afines serán considerados favorablemente, pero no son un requisito.
- Estudios universitarios a nivel avanzado (Maestría o equivalente) en el área administrativa financiera es deseable.
