Overview
Assister le département sur les tâches de la fonction et veiller au respect des politiques et procédures de Plan en matière de gestion administrative et de la chaîne d’approvisionnement.
Key Responsibilities
- Assister le département sur les tâches de la fonction
- Respecter les politiques et procédures de Plan en matière de la gestion administrative et de la chaîne d’approvisionnement
- Veiller au respect et à l’application des politiques et procédures de gestion administrative, financière, de la passation de marché
- Assurer la mise à jour du « Procurement Tracker »
- Assurer la mise à jour du « LTA Tracker »
- Participer à la mise à jour du « Procurement plan »
- Appuyer dans la réparation et aux entretiens services des véhicules, motos, groupes électrogènes, etc.
- Appuyer dans l’approvisionnement en carburant des véhicules, groupes électrogènes, etc.
- Appuyer dans l’enregistrement des données de carburant et maintenance des véhicules dans le système de gestion de la flotte (tracpoint)
- Suivi de l’entretien et de la maintenance des travaux de plomberie, électricité, menuiserie et climatisation au bureau.
- Assurer la préparation des salles de réunion
- Veiller à l’établissement des listes de présence lors des ateliers
- Appuyer dans les réservations d’hôtels, de salle, de pause-café et déjeuner
- Veiller à l’affectation des numéros d'inventaire sur les nouvelles acquisitions
- Veiller à la mise à jour des cartes d’inventaires
- Appuyer à l’inventaire annuel des immobilisations
- Veiller à une gestion efficace des équipements dans le magasin
- Appuyer dans la planification optimale des déplacements de véhicules
- Appui dans l’acquisition et au renouvellement des documents administratifs des véhicules et motos dans les délais requis
- Organiser et formaliser les archives de la Chaine d’approvisionnement
- Organiser et formaliser la traçabilité des activités relevant de la Chaine d’approvisionnement
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre des relations clés
- Appui dans l’acquisition et au renouvellement des documents administratifs de Plan
- Appuyer / Organiser le système de classement dans le département de supply chain
- Assurer la copie, le scan et le rangement des documents clefs
