Overview
El/la Asistente de Administración presta un apoyo eficaz en materia de logística y transporte a la unidad operacional para garantizar la prestación de servicios oportuna y sin contratiempos.
Key Responsibilities
- Garantizar el mantenimiento adecuado, el manejo correcto y el almacenamiento seguro de todo el equipo y los bienes de oficina.
- Preparar y mantener listas de inventario precisas y registros de bienes exhaustivos.
- Monitorear y hacer un seguimiento del traslado de equipo.
- Implementar y mantener un sistema de gestión y contabilidad del equipo.
- Tramitar los pedidos de suministros para las oficinas.
- Apoyar los procedimientos de despacho de aduanas.
- Gestionar la recepción de bienes y equipo para la oficina.
- Garantizar el mantenimiento, la revisión y la reparación adecuados de todos los vehículos de oficina.
- Coordinar y satisfacer todas las necesidades de transporte oficial del personal directivo y de oficina.
- Mantener registros diarios de los vehículos sobre el consumo de combustible y el kilometraje.
- Implementar un sistema eficaz de reparación y mantenimiento para todo el equipo de oficina.
- Supervisar la gestión eficaz de los edificios y las actividades de mantenimiento.
- Aplicar la política de gestión energética.
- Evaluar los servicios contratados.
- Participar activamente en iniciativas de capacitación y desarrollo de capacidades en materia de logística y transporte para el personal.
- Contribuir a las redes de conocimiento y a las Comunidades de Práctica (CoP).
Required Experience
- Experiencia en administración, logística u operaciones.
- Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, etc.) y sistemas de gestión basados en la web.
- Deseada: Experiencia trabajando en entornos multiculturales u organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en un país en desarrollo.
- Deseada: Experiencia en contextos humanitarios o de desarrollo.
Qualifications
- Requerida: Enseñanza secundaria (o equivalente) con 4 años de experiencia relevante O Título de licenciatura/grado (o equivalente) en cualquier disciplina con 0 años de experiencia relevante.
- Deseada: Certificado profesional en Administración reconocido a nivel mundial o nacional.
