Overview
L'Assistant(e) de gestion soutiendra la gestion, le contrôle des stocks, la distribution et le suivi des articles non alimentaires (NFI) et des fournitures de bureau, afin d’assurer leur disponibilité en temps opportun et leur traçabilité dans l’ensemble des opérations du PAM.
Key Responsibilities
- Tenir à jour les registres d’inventaire de tous les NFI et fournitures de bureau.
- Effectuer des inventaires physiques réguliers et rapprocher les écarts.
- Suivre les niveaux de stock et initier les demandes de réapprovisionnement.
- Assurer la classification, l’étiquetage et l’organisation adéquats des stocks.
- Aider à la préparation des demandes d’achat pour les NFI et fournitures de bureau.
- Suivre l’état des achats et coordonner avec les unités d’approvisionnement.
- Assurer le suivi des livraisons et vérifier la conformité des articles reçus.
- Veiller à des conditions de stockage appropriées pour les NFI et les fournitures de bureau.
- Maintenir des installations de stockage sûres, sécurisées et ordonnées.
- Appuyer les processus de sortie des stocks et la documentation associée.
- Traiter et suivre les demandes de fournitures et de NFI des différentes unités.
- Assurer une distribution rapide et maintenir une documentation adéquate.
- Suivre les tendances de consommation et identifier les inefficacités potentielles.
- Maintenir des registres précis et à jour (manuels et électroniques).
- Préparer des rapports périodiques sur les stocks et la consommation.
- Appuyer les audits en fournissant les documents requis et les explications nécessaires.
- Veiller au respect des règles administratives, financières et d’approvisionnement du PAM.
- Mettre en œuvre des mesures de contrôle interne pour prévenir les pertes, abus ou fraudes.
- Signaler toute anomalie ou irrégularité au superviseur.
- Fournir un appui administratif général au bureau selon les besoins.
- Contribuer à la coordination logistique des activités et événements du bureau.
- Maintenir les systèmes d’archivage et de documentation.
Required Experience
- Minimum de 4 ans d’expérience pertinente en administration, gestion des stocks ou logistique
- Une expérience des systèmes de gestion des stocks est souhaitable
- Une expérience au sein d’organisations internationales ou ONG constitue un avantage
Qualifications
- Diplôme de fin d’études secondaires
- Une certification en administration, logistique ou chaîne d’approvisionnement est un atout
