Overview
El/la Asistente de Personas y Cultura brinda apoyo técnico y administrativo a los procesos de gestión del talento humano para la respuesta Colombia–Venezuela, con especial énfasis en la gestión documental y el cumplimiento de los estándares institucionales y de los donantes.
Key Responsibilities
- Brindar soporte integral a los procesos de reclutamiento y selección, coordinando actividades operativas y administrativas.
- Elaborar, consolidar y mantener actualizada la documentación y registros asociados a los procesos de reclutamiento y selección.
- Gestionar y dar seguimiento al proceso de ATC de trabajadores, consultores, voluntarios y demás terceros.
- Verificar, recopilar y validar la documentación requerida para la contratación, renovación y vinculación de personal y terceros.
- Administrar y mantener actualizado el archivo físico y digital de los procesos de selección y contratación.
- Realizar controles periódicos de calidad documental.
- Coordinar los aspectos administrativos de los procesos de inducción y reinducción.
- Apoyar la preparación y seguimiento de solicitudes de compra (PR), formularios de pago (PRF) y demás documentos administrativos.
- Gestionar la elaboración, actualización y archivo de certificaciones laborales, comunicaciones y demás documentos relacionados con la administración de personal.
- Dar seguimiento a la recepción y organización de documentos relacionados con novedades de personal, contrataciones, renovaciones y terminaciones contractuales.
- Ser responsable de la administración integral del archivo físico y electrónico de Personas y Cultura para Colombia y Venezuela.
- Implementar controles documentales que permitan asegurar la trazabilidad, consistencia y adecuada conservación de la información laboral.
- Mantener actualizados los expedientes de empleados, voluntarios, consultores y terceros.
- Preparar y consolidar documentación e información requerida para auditorías, revisiones internas, procesos de cumplimiento y requerimientos institucionales.
- Administrar y monitorear el proceso de recopilación, validación y archivo de hojas de tiempo del personal.
- Realizar seguimiento con empleados, supervisores y áreas involucradas para asegurar la entrega oportuna y correcta de las hojas de tiempo.
- Gestionar y archivar la documentación relacionada con procesos de desvinculación.
- Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SG-SST y como mínimo una vez al año realizar su evaluación.
- Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SG-SST.
- Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SG-SST.
- Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención.
- Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento.
- Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la organización.
- Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores.
- Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la organización.
- Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
- Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.
- Implementación y seguimiento del SG-SST.
Required Experience
- 1 año de experiencia profesional en el área de recursos humanos
- Deseable experiencia de trabajo o voluntariado con Organizaciones sin fines de lucro internacionales.
Qualifications
Técnico, Tecnólogo o profesional en Recursos Humanos, o profesional en Psicología, Administración de Empresas o carreras afines.
