Overview
Profesional que apoya en la implementación de actividades administrativas, logísticas, de flota, de activos y de adquisiciones en la oficina central, asegurando la disponibilidad de bienes y servicios para la implementación de programas y proyectos.
Key Responsibilities
- Asegurar la coordinación y correcta ejecución de las funciones administrativas de la oficina y área de apoyo.
- Cumplir con las actividades de servicios generales para el funcionamiento óptimo de la oficina central.
- Revisar y enviar documentación de respaldo para procesos de pago de bienes y servicios recibidos.
- Apoyar en la gestión de adquisición de bienes y servicios, cumpliendo políticas y normas.
- Registrar, dar seguimiento y controlar contratos de bienes y servicios.
- Administrar y controlar el fondo de Caja Chica.
- Garantizar atención oportuna y de calidad a usuarios internos y externos.
- Viabilizar la comunicación y coordinación en materia de cadena de suministros, finanzas y programas.
- Elaborar y ejecutar el plan de compras administrativo y de servicios generales.
- Administrar los salones de reuniones de oficinas centrales.
- Fungir como facilitador en la provisión de suministros de oficina.
- Recibir correspondencia física y asegurar su distribución.
- Revisar liquidaciones de viáticos, anticipos, reembolsos, facturas, planillas y recibos.
- Cubrir temporalmente a personal de igual nivel jerárquico.
- Mantener control de bienes (activos) institucionales asignados al personal.
- Levantar inventarios físicos de activos y materiales.
- Actuar como punto focal de seguridad de la oficina de Guatemala.
- Implementar y dar seguimiento a políticas, protocolos y procedimientos de seguridad institucional.
- Monitorear el funcionamiento de sistemas de seguridad física de la oficina.
- Reportar incidentes, eventos o amenazas de seguridad.
- Coordinar y apoyar simulacros, capacitaciones y actividades de sensibilización en seguridad.
- Integrar, planificar e implementar actividades bajo principios de programación segura y marco de salvaguarda.
- Informar sobre preocupaciones e incidentes de salvaguarda.
Required Experience
Experiencia con al menos 2 años en posiciones similares.
Qualifications
Pensum cerrado en ciencias económicas o áreas afines. Licenciatura en ciencias económicas o áreas afines. Dominio en el uso de paquetes de Office, Internet (navegación y correo electrónico). Mecanismos apropiados de servicio y atención al cliente, costos operativos, manejo de presupuestos.
