Overview
Asistente de Seguimiento, Administración y Finanzas para apoyar el proyecto Corredores de Resiliencia del PNUD en Colombia.
Key Responsibilities
- Apoyar la verificación del cumplimiento de normas, políticas y procedimientos administrativos y financieros.
- Mantener organizada y actualizada la documentación administrativa y financiera del proyecto.
- Apoyar la preparación de información y soportes requeridos para auditorías.
- Aplicar controles básicos para el adecuado uso de los recursos financieros y administrativos.
- Apoyar la conciliación de gastos, saldos y registros financieros.
- Preparar soportes y documentos requeridos para la gestión de pagos.
- Apoyar el seguimiento financiero de los Acuerdos de Subvención de Bajo Valor.
- Apoyar la preparación de documentos para procesos de adquisiciones y contratación.
- Realizar seguimiento a los procesos de compra, contratación y entrega de bienes y servicios.
- Apoyar la gestión y control de proveedores, contratos y órdenes de compra.
- Brindar apoyo en los procesos administrativos relacionados con la contratación, renovación y cierre de contratos.
- Coordinar la logística de eventos, talleres, reuniones y misiones en territorio.
- Apoyar la organización administrativa de actividades del proyecto.
- Gestionar reservas, cotizaciones y servicios logísticos.
- Preparar la documentación necesaria para la ejecución y legalización de gastos logísticos.
- Apoyar la planificación operativa de actividades en coordinación con el equipo técnico.
- Registrar y actualizar información administrativa y financiera en matrices de seguimiento.
- Apoyar la consolidación de reportes periódicos de ejecución administrativa y financiera.
- Verificar la calidad, consistencia y completitud de la información registrada.
- Mantener actualizados los archivos físicos y digitales del proyecto.
- Brindar apoyo administrativo y financiero al equipo del proyecto y a las oficinas territoriales.
- Atender y canalizar requerimientos administrativos y financieros del equipo y aliados.
- Apoyar la coordinación operativa entre el proyecto y las áreas administrativas del PNUD.
- Participar en reuniones de seguimiento y apoyar la preparación de insumos requeridos.
- Identificar oportunamente necesidades o situaciones operativas que puedan afectar la ejecución del proyecto y reportarlas al supervisor.
- Apoyar la creación, el intercambio y el desarrollo de capacidades relevantes para el proyecto.
- Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos.
- Apoyar otras actividades de desarrollo de capacidades.
- Apoyar la difusión y el intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas.
- Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes.
- Realizar contribuciones significativas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
- Apoyar la recopilación y sistematización del conocimiento, los productos y las herramientas del proyecto.
Required Experience
- Mínimo 5 años (para Bachilleres con educación secundaria) o 2 años (con Título de Pregrado) de experiencia relevante en:
- Gestión administrativa y financiera de proyectos en organizaciones públicas o privadas.
- Aplicación de procesos y procedimientos, análisis y seguimiento a indicadores administrativos y financieros.
- Seguimiento a Gastos, compromisos y saldos.
- Experiencia en manejo de áreas administrativas y financieras orientadas en pedagogía comunitaria.
- Experiencia en la elaboración de informes financieros para múltiples donantes, para organizaciones de base comunitaria y socios.
- Experiencia en análisis de datos y monitoreo de actividades de proyectos.
- Experiencia con el sistema de las Naciones Unidas y las organizaciones internacionales es una ventaja.
- Experiencia en la dirección de software de contabilidad basado en la web/implementación de ERP como usuario y/o formador.
- Experiencia en el desarrollo de sistemas de información de gestión de proyectos con socios implementadores o asociaciones de la sociedad civil.
Qualifications
- Educación secundaria con certificación especializada en contabilidad y/o finanzas.
- Se valorará positivamente un título universitario en finanzas o contabilidad.
- Los contadores con cualificación parcial expedida por un instituto de contabilidad acreditado internacionalmente tendrán una clara ventaja.
- Los candidatos con certificación en contabilidad expedida por un instituto de contabilidad acreditado internacionalmente tendrán una clara ventaja.
- Los candidatos sin certificación, pero con experiencia relevante, deberán completar el Programa de Capacitación y Certificación Financiera del PNUD (FTCP), en caso de ser contratados.
